حسابرسی منابع انسانی

حسابرسی منابع انسانی از دو جنبه با اهمیت است، یکی کسب اطمینان از صحت فرآیندهای مرتبط با وظایف واحد نیروی انسانی و دیگری توجه به معیارهای مورد استفاده در این فرآیندها.

هر سازمان باید به طور مشخص فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان را مطابق برنامه های از پیش تعیین شده انجام دهد.

این عمل مربوط به وجود و انجام درست فرآیند ارزیابی عملکرد است.

اما این موضوع که کارکنان با چه معیارهایی مورد ارزیابی قرار می گیرند به موضوع دوم باز می گردد.

حسابرسان داخلی باید به هر دو این جنبه ها توجه کنند. به طور متداول، توصیه می شود در حسابرسی منابع انسانی، حسابرسان داخلی از مشورت های یک کارشناس خبره ی نیروی انسانی بیرون سازمانی و یکی از کارکنان برجسته درون سازمانی در این حوزه استفاده کنند.

حسابرسان داخلی در رسیدگی های خود بخش های مختلفی از سازمان را مورد ارزیابی قرار می دهند.

یکی از مهم ترین این بخش ها منابع انسانی است.

جذب و نگهداری نیروی انسانی کارآمد مهم ترین دل مشغولی های و رکن رسیدن سازمان به اهداف راهبردی خود است.

انسان ها پیچیدگی های فراوانی دارند و این ویژگی، در محیط کار بیشتر خود را نشان می دهد.

به همین دلیل، مدیران همواره باید از کارآیی و اثربخشی عملکرد کارکنان خود اطمینان داشته باشند.

حسابرسی وظایف، فرآیندها، مسوولیت ها، و موضوعات قابل رسیدگی در حسابرسی منابع انسانی

حسابرسان داخلی در حسابرسی منابع انسانی باید به خوبی از فرآیندهای مختلف موجود در واحد منابع انسانی سازمان آگاهی یابند.

سپس، این فرآیندها را با بهترین رویه های عملی مطابق با صنعت و ماهیت فعالیت سازمان تطبیق داده و در نهایت، فاصله میان وضعیت موجود و وضعیت مطلوب را شناسایی کنند.

با این عمل، آن ها قادر خواهند بود پیشنهادهای ارزشمندی به مدیریت سازمان درباره این حوزه پشتیبانی ارائه کنند.

برای نمونه، در سازمان های تولیدی، واحدهای ایمنی، بهداشت، و محیط زیست از اهمیت بالایی برخوردارند و استانداردهای قابل توجهی توسط نهادهای مختلف در این حوزه تدوین و الزامی شده است. حسابرسان داخلی باید اطمینان یابند حداقل معیارهای مورد نیاز برقرار شده و هم چنین، این معیارهای تدوین شده ریسک های سازمان را پوشش می دهند. در این مورد خاص، ریسک از دست دادن کارکنان به هر دلیل، تحمل زیان های قابل توجه به واسطه عدم رعایت استانداردهای زیست محیطی، و ترک شغل های مستمر، می تواند سازمان را از مجرای عدم توجه به این معیارها تهدید کند.

حسابرسان داخلی در حسابرسی منابع انسانی باید به چه موضاعاتی توجه کنند؟

با توجه به گستردگی فرآیندهای این حوزه و تفاوت کسب و کارها، طیف وسیعی از سوالات و نیازمندی ها وجود دارد که حسابرسان داخلی باید به آن ها توجه کنند.

به عنوان مثال، برخی از موارد قابل توجه در حسابرسی منابع انسانی به شرح زیر است:

1- دستورالعملها

وجود دستورالعمل های مدون و به روز برای جذب کارکنان متناسب با نیازهای سازمان برای مثال، استخدام از طریق آزمون های سراسری، چیزی که در دولت رایج است، یکی از بدترین شیوه های جذب نیروهای مستعد است. حسابرسی منابع انسانی باید به روش های جذب دقت کافی داشته باشند.

2- پرونده های پرسنلی

وجود پرونده های دقیق پرسنلی با اطلاعات کامل: اغلب اطلاعات ناقصی که در این پرونده ها وجود دارند، محتوای اطلاعاتی مفیدی به دست نمی دهند. زمانی که مدیریت عوض می شود، این پرونده ها می توانند منبع مناسبی برای کسب شناخت اولیه فرآهم کنند. پرونده ها حداقل باید دارای رزومه ی استاندارد به روزرسانی شده، اطلاعات کامل فردی، گزارش های ارزیابی عملکرد یا هر گونه گزارش موردی دیگر، تشویقات یا تنبیهات اعمال شده، ارزیابی های آموزشی و دوره های گذرانده شده، هر گونه مدارک مرتبط آموزشی-تحصیلی-شغلی، و گواهی نامه های سلامت باشند. لذا این موضوع در حسابرسی منابع انسانی بسیار مهم است.

3- دستورالعملهای جامع منابع انسانی

سازمان ها اغلب فاقد چنین دستورالعمل هایی هستند. در این دستورالعمل به طور معمول ابتدا ارزش های سازمان، اهداف، چشم انداز، ماموریت، ریسک ها و سایر موارد بااهمیت برای سازمان تشریح شده و در بخش های مختلف تمامی مواردی که کارکنان باید درباره شرکت، وظایف، مسوولیت ها و سایر موارد بدانند به خوبی توضیح داده شده است.

برای نمونه، ساعت کاری، میزان محاسبه ی اضافه کار، مرخصی های مشمول، نحوه ارزیابی عملکرد، نحوه پوشش، آیین رفتار حرفه ای، نحوه مکاتبات داخلی و خارجی، دستورالعمل های استفاده از وجوه، بهره مندی از مزایای آموزشی و غیره باید در این راهنما مطرح شود.

برخی موارد در قانون ذکر شده است که باید دستورالعمل سازمان نیز حداقل موارد مورد نظر قانون را تامین کند.

هم چنین باید در این راهنما مفاد قانونی با استناد به آن ذکر شود.

هر کارمند پس از استخدام باید یک نسخه از این دفترچه را در اختیار داشته باشد و یک نسخه امضا شده ی آن نیز باید در پرونده پرسنلی وی ذخیره شود.

4- شرح شغل

 شرح احراز شغل : هر شغل نیازهایی دارد که باید به خوبی تشریح شود. برای این شرح نمونه های استاندارد فراوانی وجود دارد.

5- شرح وظایف و مسوولیت ها

هر شغل باید شرح وظیفه، حیطه ی اختیار، و نحوه پاسخگویی مشخصی داشته باشد.

ضرورت وجود چنین سندی برای همه واضح است.

6- برنامه های آموزشی

برنامه آموزشی :همه کارکنان باید متناسب به رده ی سازمانی و وظایف خود از آموزش های لازم برخوردار شوند. خواه آموزش ها درون سازمانی باشد، خواه بیرون سازمانی. برنامه جامع آموزش حداقل باید به صورت سالیانه تنظیم شده و به اطلاع کارکنان برسد. هم چنین، در صورتی که کارکنان مشغول تحصیلات دانشگاهی هستند، برنامه ی تحصیلی آن ها باید به اطلاع شرکت برسد. هم چنین هزینه های آموزش به صورت سالانه و سرانه باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.

7- ارزیابی عملکرد

 دستورالعمل جامع ارزیابی عملکرد: مدیران برای کسب اطمینان از عملکرد کارکنان خود باید به صورت مقطعی عملکرد آن ها را بررسی کنند. برای این کار معیارهای ارزیابی باید شفاف و صریح بوده و به اطلاع کارکنان برسد. در اصل هر کارمند باید بداند با توجه به چه معیاری مورد سنجش و ارزیابی قرار خواهد گرفت. در زمانی که پرداخت پاداش مبتنی بر ارزیابی عملکرد باشد، تبدیل معیارهای کیفی به کمی بسیار بااهمیت است. حسابرسی منابع انسانی باید از وجود حداقل معیارهای ضروری اطمینان کسب کرده و صورت مشاهده هرگونه عدم شفافیت یا استفاده از معیارهای سلیقه ای مراتب را به مدیریت ارشد سازمان اطلاع دهند.

8- گردش کارکنان

گردش کارکنان : میزان استخدام و ترک کار کارکنان هم چنین گردش درون سازمانی آن ها حداقل باید برای سه سال گذشته از تاریخ رسیدگی بررسی شده و شاخص های مختلف مانند تعداد نیروهای جذب شده، تعداد نیروهای خارج شده (به هر دلیلی)، ترفیع، تنزل، و هرگونه تغییر سمت باید مورد رسیدگی قرار گیرد.

تحلیل این شاخص ها می تواند اطلاعات ارزشمندی به برای مدیریت ارشد فرآهم کند.

9- خروج کارکنان

خروج کارکنان به هر دلیل (به جز عملکرد ضعیف) اغلب برای مدیران مطلوب نیست؛

پس علت ترک شغل باید به خوبی بررسی و مستند شود.

به همین منظور شرکت ها باید در صورت خروج نیروهای خود جلسه ای برای ارزیابی علت خروج برگزار کرده و نتایج را در جهت بهبود سازوکارهای خود به کار گیرند.

این نکته قابل انکار است که امروزه از وفاداری کارکنان نسبت به سازمان ها به شدت کاسته شده است.

10- بررسی سازوکارهای انگیزشی

 بررسی سازوکارهای انگیزشی : سازمان ها برای انگیزه بخشیدن به کارکنان خود نیازمند سیستم های متنوع انگیزشی هستند.

برخی با پرداخت پاداش نقدی و برخی دیگر با فرآهم کردن شرایط مورد نظر کارکنان، مثلا آموزش یا مرخصی بیشتر یا استفاده رایگان از امکان تفریحی/ورزشی این کار را انجام می دهند.

در هر صورت، نحوه تخصیص پاداش و معیارهای برخورداری از آن باید شفاف باشند تا در کارکنان نارضایتی ایجاد نشود.

11- چشم اندازها و اهداف

 بررسی چشم انداز کلی میزان تحصیلات، سن، سابقه درون/بیرون سازمان، تخصص، و سایر موارد مورد نظر باید به صورت عمومی تحلیل شوند.

برای مثال، باید مشخص شود که سازمان به صورت میانگین پیر است یا جوان.

آیا مدیران کلیدی سازمان در شرف بازنشستگی هستند؟

اگر چنین است، آیا جانشین های شایسته ای برای آن ها وجود دارد؟

پس، تحلیل کلی نیروهای انسانی برای برنامه ریزی راهبردی در این حوزه بسیار بااهمیت است.

12- جانشین پروری

بهترین و وفادارترین کارکنان نیز روزی دیگر در سازمان حضور نخواهند داشت.

برای پیشگیری از اختلال در عملیات اثربخش سازمان، مدیریت ارشد باید همواره به فکر پروش جانشین های شایسته ای برای سمت های کلیدی خود باشد.

این امر در زمانی که فاصله نسلی کارکنان زیاد است، بیشتر اهمیت پیدا می کند.

در هر صورت، تدوین یک برنامه مناسب جانشین پروری یکی از اولویت های اصلی مدیران است.

این مطلب را هم بخوانید: ارزیابی عملکرد کارکنان

www.gnapartners.com