HR KAR

آموزش و مشاوره درحوزه مدیریت منابع انسانی

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS نوعي پايگاه داده کارکردي است که براي نگهداري داده ها در رابطه با کارکنان و حمايت از فعاليتهاي منابع انساني مانند کارمنديابي، انتخاب، مديريت عملکرد، آموزش و توسعه طراحي شده است. داده هاي ذخيره شده در HRIS مهم هستند، زيرا افراد سازمان بزرگترين دارايي سازمانند و توانايي بکارگيري منعطف اين داراييها مي تواند کليد دستيابي به مزيت رقابتي در دنياي دانشي امروز باشد.

مديريت منابع انساني فرآيندي است که به دنبال افزايش توانمندي سازماني از طريق کارکنان سازمان است که در جهان کنوني يکي از مهمترين عوامل موفقيت محسوب مي شود. در اين راستا ابزارهاي متعددي وجود دارند که موجب تسهيل اين فرآيند مهم و حياتي در سازمان مي شوند. يکي از اين ابزارها استفاده از تکنولوژيهاي جديد و انواع سيستمهاي پيشرفته است که سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS يکي از اين سيستمهاست که به دنبال افزايش اثربخشي مديريت منابع انساني از طريق ادغام آن با اطلاعات است.

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS
سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی (Human Resource Information System ) قادر است تا با توليد، سازماندهي، نگهداري و توزيع اطلاعات نيروي انساني به مديران سازمان در سطوح مختلف تصميم گيري به عنوان يک ابزار بسيار ارزشمند کمک کند. اين سيستم اطلاعاتي قادر است تا با استفاده از پايگاههاي داده در رابطه با نيروي انساني سازمان، اطلاعات مورد نياز را براي تصميم گيري مديران مياني و مديران ارشد سازمان در رابطه با مديريت منابع انساني سازمان فراهم سازد.

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی ترکيبي از پايگاههاي داده، کاربردهاي کامپيوتر، سخت افزار و نرم افزار مورد نياز براي جمع آوري (ضبط)، ذخيره، مديريت، انتقال، ارائه و دستکاري داده ها براي منابع انساني است.

ضرورت سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی

در دنياي فعلي تخصيص و مديريت منابع انساني کوتاه مدت براي برآوردن نيازهاي لحظه اي، جايگزين برنامه ريزي بلندمدت منابع انساني شده است. اين حقيقت که افراد به طور فزاينده اي بين سازمانهاي مختلف جابجا و منتقل مي شوند و اغلب با قراردادهاي کوتاه مدت کار مي کنند و يا با پيشنهاد بهتر به سازمان ديگري مي روند به اين معني است که کاربرد استراتژيک منابع انساني يک موضوع و نگراني مهم است. اين امر تنها از طريق يک سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی یکپارچه قابل حل است که قابليت دسترسي سريع به اطلاعات جاري در رابطه با افراد و مهارتهاي آنها را دارد.

بکارگيري HRIS به منظور اتوماسيون و خودکارسازي روشهاي مديريت اطلاعات HR مي تواند هم موجب کارايي بيشتر روشهاي جاري منابع انساني و هم کاهش هزينه هاي سربار شود. چنانچه اين کار با دقت انجام شود مي تواند منجر به بهبود خدمات منابع انساني شود و اين کار از طريق سرعت خدمات و بهبود کيفيت و ثبات اطلاعات اتفاق مي افتد.

فواید سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS

مزيتهای ناشي از بکارگيري سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی توسط شرکتها عبارتند از:
1.از طريق بهبود عمليات منابع انساني قدرت رقابتي را افزايش مي دهد.
2.تعداد و تنوع گزارشات مربوط به منابع انساني را افزايش مي دهد.
3.تمرکز HR را از روي فرآيند تحولات به سوي مديريت منابع انساني استراتژيک  تغيير مي دهد.
4.کارکنان را قسمتي از HRIS مي کند.
5.کل عمليات منابع انساني شرکتها را مهندسي مجدد مي کند.

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS
سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS

HRIS به عنوان بخشي از فرآيند برنامه ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning )

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی به عنوان قسمتي از سيستم ERP داده هايي را براي منبع يابي کارکنان، پاداشها، آموزش و … ثبت و ضبط مي کند. بنابراين داده ها در مورد کارکنان مي توانند به صورت انعطاف پذيرتري به کار گرفته شوند تا شيوه هاي مديريت کارکنان در سازمانها و نقش واحد منابع انساني را متحول سازند.

به عنوان مثال، به دنبال و در پي تعريف سيستم ERP HR، هر يک از کارکنان به طور بالقوه دسترسي مستقيم به داده هاي خود دارند و مي توانند براي ورود داده به سيستم تقويت شوند. مديران صفي مي توانند دسترسي مستقيم به داده ها در مورد کارکنان خود داشته باشند و از اين داده ها براي مديريت اثربخش آنها استفاده کنند (به عنوان مثال با داشتن يک ديد کلي نسبت به مهارتها و شايستگيهاي گروه به منظور تصميم گيري در رابطه با فعاليتهاي نظارت و توسعه).

مديران ارشد و واحد منابع انساني مي توانند به اطلاعات يکپارچه در خصوص سازمان دست يابند که اين امر مشارکت و برنامه ريزي استراتژيک مشترک آنها را در زمينه منابع انساني امکانپذير مي سازد. به عبارت ديگر چنين سيستم يکپارچه اي از HRIS قابليت کاربرد منعطف داده هاي شخصي ذخيره شده را امکانپذير مي سازد که اين امر هم موجب تحول سبک مديريت افراد و هم نقش واحد منابع انساني خواهد شد.

امنیت در سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی

حریم شخصی اطلاعات کارمندان در سالهای اخیر به یک مشکل اساسی تبدیل شده است. با تبدیل شدن سرقت هویت به یک مسئله مشترک ، کارکنان نسبت به افرادی که اطلاعات شخصی خود را می بینند ، و امنیتی که حفظ می شود ، حساس تر می شوند. با اطمینان از اینکه اطلاعات مربوط به کارمندان در سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS مربوط به شرکت می باشد و اطمینان از دسترسی محدود (محافظت از رمز عبور) به این اطلاعات ، شرکت ها می توانند با تمامیت اطلاعات خود ، کارمندان خود را ایمن تر کنند.

موانع اجراي سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS

هزينه راه اندازي و نگهداشت HRIS مي تواند انقدر زياد باشد که مانع اصلي در اجراي آن شود. فقدان حمايت مادي و معنوي مديريت ارشد از بزرگترين موانع در دستيابي به مزايا و قوتهاي اصلي HRIS است.

چالشهاي ديگر در اين راستا کمبود دانش طراحان سيستم در خصوص منابع انساني و کمبود ابزارها و راه حلها براي کاربران منابع انساني است.

مشکلات يا موانع در مديريت HRIS عبارتند از:
• کمبود نيرو
• کمبود بودجه
• مشکلات مربوط به مديريت زمان
• نياز به همکاري با ساير بخشها و دپارتمانها
• کمبود حمايت از سوي تکنولوژي اطلاعات (IT)

اجزای سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی HRIS

  • مدیریت داده ها
  • خدمات کارمند و مدیر
  • حضور وغیاب و سیستم تردد
  • بستن کارکرد
  • مدیریت مزایا
  • گردش کار
  • ارزیابی عملکرد
  • استخدام و پیگیری متقاضیان
  • مدیریت جبران خسارت
  • ردیابی آموزش و توسعه سازمانی
  • گزارشگری و تحلیلی اساسی

www.aihr.com

این مطلب را هم بخوانید:

استندارد 34000 در مدیریت منابع انسانی