ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد کارکنان یک مسئولیت مدیریتی است که استانداردهای شغلی را مشخص و تعیین می‌کند که عملکرد کارکنان در حدود استانداردهای تعیین شده هست یا خیر. به وسیله‌ی ارزیابی عملکرد تنبیه یا تشویق کارکنان را می‌توان مدیریت کرد. ارزیابی عملکرد کمک می‌کند تا ویژگی‌های کارکنان را بسنجیم و حدود توانایی آنها را تخمین بزنیم. با ارزیابی عملکرد می‌توان در خصوص ارتقاء کارکنان، نیاز به آموزش و بهبود توانایی‌‌شان تصمیم‌گیری کرد. ارزیابی عملکرد از فعالیت‌هایی است که به‌ طور منظم در هر سازمانی باید انجام شود.

مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان

1- تدوین شاخص‌ها و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آنها:

شاخص‌ها مسیر حرکت سازمان‌ها را برای رسیدن به اهداف مشخص می‌کند. نگاه اول در تدوین شاخص‌ها متوجه چشم‌انداز (Vision)، مأموریت (Mision)، اهداف کلان، راهبردهای بلندمدت و کوتاه‌مدت و برنامه‌های عملیاتی، و به فعالیت‌های اصلی متمرکز می‌شود. شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان تدوین شده باید ویژگی یک سیستم SMART & D‌ را داشته باشند که عبارتند از:

مخصوص (Specific)، معین و مشخص باشد. یعنی شاخص‌ جامع و مانع، شفاف و ساده و واضح و رسا و صریح باشد بطوری که برداشت یکسانی از مفاهیم ایجاد نماید.

 قابل اندازه‌گیری (Measurable)باشد.سنجش آنها به سادگی مقدور باشد. یعنی علاوه بر عملکرد کمی، قابلیت تعریف عملکرد کیفی شاخص در قالب‌های متغیر کمی را نیز داشته باشد.

 قابل دستیابی(Achievable) باشد.

واقع‌گرایانه (Realistic) باشد. یعنی با فعالیت‌ها و ماموریت‌ها و خط مشی و راهبردهای واقعی سازمان و با حوزه‌های حساس و کلیدی عملکرد سازمان مرتبط باشد.

 چهارچوب و محدودة زمانی(Time frame)، یعنی شاخص دوره ارزیابی معین داشته باشد.

بانک اطلاعاتی (Database)، یعنی داده‌ها و اطلاعات لازم و مربوط به شاخص وجود داشته باشد.

2- تعیین وزن شاخص‌ها، به لحاظ اهمیت آنها و سقف امتیازات مربوطه:

به این معنا که اهمیت هر کدام از ابعاد و محور شاخص‌ها چقدر است؟ آیا شاخص‌ها اهمیت یکسان دارند یا متفاوتند؟ کدام شاخص از بیشترین و کدام یک از کمترین اهمیت برخوردار است؟ برای تعیین ضرایب و اوزان شاخص‌ها روش‌هایی از جمله می‌‌توان روش لیکرت، روش گروه غیرواقعی NGT))، روش بوردا (Borda)، روش انتخاب نظریات کارشناسان (Expert choice) و روش فرایند تحلیل سلسله مراتبی (Analytic Hierarchy Process) AHP را می‌توان نام برد.

3- استانداردگذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص:

تعیین معیار عملکرد و مقدار تحقق شاخص به صورت کمی یا کیفی، و نرخ رشد عملکرد در سال‌های گذشته به صورت میانگین و یا میانگین متحرک برای دو یا چند سال گذشته، با در نظر گرفتن اهداف خاص تعیین شده برای آن دوره و پدیده‌های مؤثر در نحوه تحقق آن شاخص، استخراج و معین می‌گردد. در تعیین وضعیت مطلوب عملکرد شاخص باید واقع‌گرایانه و غیر بلند پروازانه عمل‌ کرد و توافق واحدهایی که وظیفه انجام و عمل به آن شاخص را به عهده دارند جلب نمود.

4- ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخص‌ها به “ارزیابی شونده”:

در روش های متداول ارزیابی عملکرد کارکنان معمولاً بدون اینکه ارزیابی شونده از شاخص‌های ارزیابی مطلع باشد ناگهان با نمرات و قضاوت‌های ارزیابی روبرو می‌شود. اگر هدف اساسی ارزیابی را رشد و توسعه ارزیابی شونده بدانیم، بنابراین ضرورت دارد که قبل از شروع دوره ارزیابی انتظارات مورد نظر در قالب شاخص ها به پرسنل سازمان اعلام گردد تا آنها بتوانند برنامه‌ریزی، سازماندهی، برقراری ارتباط مناسب و سایر فرآیندهای عملکرد مورد انتظار را محقق نمایند.

5- اندازه‌گیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی، با استاندارد مطلوب از قبل تعیین شده:

در این مرحله فعالیت ها و دستاوردهای کارکنان سازمان در ارتباط با هر شاخص مورد سنجش قرار می‌گیرد. همچنین برای هر شاخص، عملکرد واقعی را با استفاده از مجموع واقعیت‌های موجود مشخص و با استاندارد عملکرد مطلوب مقایسه می‌کنیم و نسبت به وضعیت تحقق اهداف آن شاخص بررسی های لازم انجام می‌شود. در این مرحله قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات سازمانی در راستای حصول به اهداف مورد نظر شناسایی می‌شوند.

6- استخراج و تحلیل نتایج:

در نهایت تحلیل لازم انجام و در صورت لازم باید اقدامات اصلاحی جهت بهبود عملکرد در آن شاخص را معین نمود. یک نکته اینکه در نتایج عملکرد، معمولاً رویکرد و دیدگاه حاکم در ارزیابی عملکرد کارکنان مورد توجه خاص قرار می‌گیرد. مثلا: اگر ارزیابی عملکرد کارکنان یک فرایند مورد توجه باشد، نتایج این اندازه‌گیری منتهی به تعیین وضعیت مطلوب یا نامطلوب بودن عملکرد آن فرایند می‌گردد. اگر فرایند موجب افزایش ارزش افزوده برای سازمان شود عملکرد آن مطلوب، و گرنه علت منفی بودن عملکرد فرایند را باید بررسی کرد. برای علت‌یابی هم می‌توان از تکنیک طراحی آزمایشها DOE و برای کاهش خطا از Six sigma که در سازمانهای پیشرو بیشتر عملی می‌باشد، استفاده نمود. همچنـــین بـــرای بهبود داخل فرایند از روش بهبود مستمر فرایند CPIو جهت بهبود کلی و عوامل خارجی فرایند نیاز به مهندسی مجدد BRP است.

خطاهای ارزیابی عملکرد کارکنان

خطای سختگیری ، محافظه کاری و تساهل (تسامح)

در امتیازدهی به شخص امتیازات خیلی بالا ، خیلی پایین یا گرایش به وسط بدهیم.

خطای هاله ای

یک خصوصیت در فرد ادراک فرد ارزیابی کننده را تحت تاثیر قرار دهد و یک صفت پوشاننده صفات دیگر میشود.

خطای تعمیم (فرافکنی)

نسبت دادن صفات خود به شخص ارزیابی شونده

خطای کلیشه ای

دسته بندی افراد براساس صفات و ویژگیها . که هر ویژگی در هر شخص متفاوت از دیگری است

خطای تعصب (جانبداری)

امتیازدهی به شخص بر اساس علاقه و تعصب

خطای تشدید تعهد

فرد ارزیاب برای نشان دادن این که تصمیم اولیه اش غلط نبوده، اصرار بر تصمیم اولیه اش دارد هر چند نادرست باشد.

خطای تاخر (تازگی)

امتیازدهی به فرد براساس آخرین ذهنیتی که از شخص در نظرمان وجود دارد.

خطای مقایسه (مقابله)

اگر جند نفر پشت سر هم ارزیابی شوند هر فرد نسبت به افراد قبل خود ارزیابی میشود.

ایمن مطلب را هم بخوانید: مدلهای شایستگی کارکنان

www.shrm.org