شاخص کلیدی عملکرد KPI

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) ، روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد و یا در سطح کلان‌تر میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا یک واحد سازمانی است.

KPI مخفف کلمه Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد می‌باشد.

شاخص KPI برای تمامی صنایع ، سازمان‌ها و حتی کارهای شخصی می‌تواند استفاده شود. این شاخص باید در دوره‌های زمانی مشخص ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد.

شاخص کلیدی عملکرد خوب ، چه اطلاعاتی را در اختیار شما قرار میدهد؟

• شواهد عینی از مسیر پیشرفت در جهت دستیابی به یک نتیجه مطلوب را فراهم میاورد.
• اقداماتی که باید انجام شوند تا به تصمیم گیری بهتر کمک کنند را شناسایی میکند.
• مقدار تغییر عملکرد را در طول زمان نمایش میدهد.
• میزان کارایی ، اثربخشی ، کیفیت ، مدت زمان ، رفتار ، کارایی پروژه ، کارایی فردی و بهره برداری از منابع را نمایش میدهد.
• بین شاخص های پیشرو و عقب مانده متعادل است.

دانستن موارد زیر برای تعیین یک شاخص کلیدی عملکرد KPI خوب لازم است:

• معیار KPI دقیقاً چه چیزی را اندازه بگیرد؟ (مثلاً نرخ تبدیل مشتری را قرار است اندازه بگیرید)
• چرا این نتیجه برای شما اهمیت دارد و چرا می­خواهید به آن برسید؟ (هدف از تعیین این KPI چیست)
• داده‌ها و اطلاعات شما از کجا به دست می‌آیند؟ (مثلاً می­‌توانید از گوگل آنالیتیکس برای تجزیه‌و‌تحلیل ترافیک وب‌سایت خودتان استفاده کنید)
• هر چند وقت یکبار روند پیشرفت عملکردتان را اندازه­‌گیری می­‌کنید؟ (مثلاً هر ماه نسبت به ماه قبل افزایش بازدید را اندازه‌­گیری می­‌کنید تا نواقص کارتان مشخص شود)
• KPI برای چه قسمتی از کسب‌و‌کار استفاده می‌شود؟ (مثلاً قرار است نرخ تبدیل مشتری‌های سایت اندازه گرفته شود)
• چه کسی مسئول این کار است؟ (برای مثال یکی از کارشناسان دیجیتال مارکتینگ را مسئول پیگیری این کار می­‌کنید)
• بدترین حالت و بهترین حالت در این هدف چیست؟ (مثلاً اگر عدد بازدید به کمتر از 100 رسید، شرایط خوب نیست و باید اعلام شود)

چگونه یک شاخص کلیدی عملکرد KPI تعریف کنیم؟

برای تعیین شاخص کلیدی عملکرد KPI شما با یک هدف اصلی شروع می‌کنید. مثلاً فرض کنید هدف اصلی شرکت شما، افزایش کیفیت تولید است. چگونه شرکت باید پیشرفت خودش را در رسیدن به این هدف اندازه بگیرد؟ نمی‌شود این را اندازه گرفت، چون افزایش کیفیت نیازمند انجام چندین فعالیت است. پس چه باید کرد؟

در گام بعد، باید دید چه کارهایی برای رسیدن به این هدف باید انجام شود و بعد برای هر اقدام، یک  KPI تعیین کنید. مثلاً یکی از کارهای که می‌توانید برای افزایش کیفیت تولید بکنید، این است که ضایعات تولید را کاهش دهید.

حالا عملکرد خود را در این کار چگونه اندازه می‌گیرید؟ معلوم است دیگر!! با نرخ ضایعات. پس نرخ ضایعات، KPI شما برای این فعالیت است.

دقت کنید که برای افزایش کیفیت تولید، چندین کار باید انجام داد که هر کدام KPI جداگانه ای دارند؛ اما ما فقط یکی از آن‎ها را برایتان مثال زدیم.

بیایید یکبار دیگر مثالمان را مرور کنیم.

هدف اصلی چه بود؟ افزایش کیفیت تولید.

چه اقدامی لازم است برای این کار انجام شود؟ کاهش ضایعات تولید.

KPI در این مثال چیست؟ نرخ ضایعات.

یک نکته دیگر که اینجا نباید فراموش کنم این است که متناسب با اقدامی که می‌خواهید انجام دهید و KPI هایی که برای آن دارید، یک هدف دقیق هم در نظر می‌گیرید که همه چیز کامل و مشخص باشد.

مثلاً هدف مرتبط با KPI این مثال می‌شود: کاهش نرخ 10 درصدی ضایعات تولید تا پایان شهریور ماه.

ایجاد شاخص کلیدی عملکرد صحیح براساس مدل SMART

مدل اسمارت یکی از معروف‌ترین مدل‌ها برای هدف‌گذاری است که می‌توان از این مدل در موارد دیگر نظیر تعیین KPI صحیح استفاده کرد. مدل SMART در واقع از حروف ابتدای ۵ کلمه تشکیل شده است که در ادامه آنها را می‌بینید:

• Specific: در واقع هدف و شاخص‌های شما باید صریح و شفاف و ویژه کسب و کار شما باشند.
• Measurable: اهداف و شاخص‌های شما باید مواردی باشند که قابلیت اندازه‌گیری دارند.
• Attainable: اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد که تعریف می‌کنید با در نظر گرفتن تمام شرایط باید قابلیت دسترسی داشته باشند.
• Related: اهداف و KPIهای تعریف شده باید کاملا مرتبط به کسب و کار شما باشد.
• Time: باید حتما زمان مشخصی برای رسیدن به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف کنید.

شاخص کلیدی عملکرد مدیریت منابع انسانی چیست؟

در دهه‌ی گذشته، واحد منابع انسانی از واحدی صرفا مدیریتی به یکی از دارایی‌های راهبردی سازمان ارتقا یافته است. مدیرانِ امروز می‌دانند که برای اجرای راهبردی سازمان باید حتما تیمی قوی و کارآمد داشته باشند. شرکت‌ها و سازمان‌های نامدار جهان به‌شدت بر اهمیت نیروی انسانی زبده و حفظ آن تأکید دارند. درواقع، توانایی مدیریت در جذب استعدادها و نیروی انسانیِ مناسب یکی از عناصر کلیدی موفقیت در هر سازمان است. اگرچه اهمیت تعیین شاخص های مدیریت منابع انسانی روزبه‌روز بیشتر درک می‌شود، همچنان رسیدن به نتایج جدید از این شاخص‌ها کار دشواری است. شاخص کلیدی عملکرد مدیریت منابع انسانی برای جذب، هدایت و نگهداشت نیروی زبده، ابزاری است که میزان تطابق و تناسب اهداف راهبردی با اهداف مدیریت منابع انسانی را مشخص می‌کند. به عقیده‌ی کارشناسان، مدیران باید دو نکته‌ی اساسی را در نظر بگیرند و به‌طور هم‌زمان به هر دوِ این موارد بپردازند:۱. اقدامات سنتیِ منابع انسانی، مانند رضایت‌مندی کارکنان، نرخ غیبت و جابه‌جایی آنها؛ ۲. اقدامات راهبردی مدیریت سرمایه‌ی انسانی، مانند عملکرد و فرهنگ کارکنان. در ادامه، تعدادی از شاخص های مدیریت منابع انسانی را مطرح کرده‌ایم؛ با ما همراه باشید.

۱. درصد هزینه نیروی کار

هزینه‌ی کارکنان در مقایسه با تمام هزینه‌های سازمان، با جمع تمام دستمزدها و تقسیم آن بر هزینه‌های کلی سازمان در یک بازه‌ی زمانی مشخص به‌دست می‌آید.

۲. نرخ رقابت‌پذیری حقوق و دستمزد (SCR)

از این شاخص کلیدی عملکرد برای ارزیابی رقابت‌پذیری در زمینه‌ی جبران خدمت کارکنان نسبت به سایر رقبای موجود در بازار و صنایع مرتبط استفاده می‌شود. با تقسیم متوسط حقوق شرکت بر متوسط حقوق پیشنهادی از سمت رقبا، این شاخص به‌دست می‌آید.

۳. ارزش افزوده‌ی سرمایه انسانی (HCVA)

از این شاخص کلیدی عملکرد برای تعیین میزان سودآوری متوسط کارکنان در سازمان استفاده می‌شود و با تقسیم هزینه‌های غیرمرتبط با کارکنان (جدا از بحث درآمد) بر تعداد کارکنان تمام‌وقت به‌دست می‌آید.

۴. هزینه‌ی خدمات درمانی هر کارمند

این شاخص کلیدی عملکرد دید مناسبی از برنامه‌ی خدمات درمانی سازمان شما ارائه می‌کند و با تقسیم هزینه‌ی کل خدمات درمانی بر تعداد کارکنان به دست می‌آید.

۵. شاخص رضایت کارکنان

این شاخص کلیدی عملکرد سنجه‌ای کلیدی در زمینه‌ی حفظ و نگهداشت استعدادها و نیروی انسانی است. با استفاده از نظرسنجی در تمام قسمت‌های شرکت، می‌توان میزان رضایت کارکنان را سنجید.

۶. نظرسنجی میزان رضایتمندی کارکنان

این شاخص میزان تلاش و اقدامات لازم برای حفظ و توسعه‌ی رضایتمندی کارکنان را نشان می‌دهد.

۷. درصد یادگیری کارکنان از فرهنگ کلان سازمان

این شاخص یکی از شاخص های مدیریت منابع انسانی است که اهمیت و درک فرهنگ غالب و کلان سازمان را بررسی و ارزیابی می‌کند.

۸. درصد مرخصی‌های استفاده شده

این درصد که نگرش شرکت نسبت به تعادل «زندگی» و «کار» را نشان می‌دهد، با استفاده از مقایسه‌ی تعداد مرخصی‌های استفاده‌شده‌ی کارکنان با مرخصی‌های استفاده‌نشده حساب می‌شود.

۹. نرخ غیبت

این شاخص کلیدی عملکرد میزان بهره‌وری و کار مفیدِ ازدست‌رفته درنتیجه‌ی غیبت کارکنان را نشان می‌دهد، البته غیبتی که ناشی از بیماری یا ترک ناگهانیِ کار باشد. فرمول محاسبه‌ی آن نیز چنین است: تعداد کل روزهای کاریِ ازدست‌رفته به‌خاطر غیبت، تقسیم بر تعداد روزهای کاریِ موجود در سازمان. با این فرمول می‌توانید نرخ غیبت را محاسبه کنید.

۱۰. تعداد کارکنان تمام وقت

این شاخص، رشد نیروی کار شرکت در طول زمان را نشان می‌دهد.

۱۱. تعداد پیمانکاران

این شاخص، رشد کارکنان مرتبط با مجموعه و سازمان شما را در طول زمان تعیین و بررسی می‌کند و با ارزیابی تعداد کارکنان تمام‌وقت، می‌توانید به روند تغییرات نیروی کار دست پیدا کنید.

۱۲. میانگین مدت حفظ و نگهداشت کارکنان

این میانگینِ مدت‌زمانی است که کارمندی با شرکت شما همکاری می‌کند. این شاخص میزان رضایت و حفظ استعدادها و نیروی کار در سازمان را تعیین می‌کند.

۱۳. نرخ خاتمه‌ی خدمت داوطلبانه

این نرخ به این شیوه به‌دست می‌آید: تفاضل تعداد کل کارمندانی که در مدت‌زمان مشخصی به ادامه‌ی همکاری با شرکت خاتمه داده‌اند، با تعداد کارکنانی که استعفا کرده‌اند. یعنی برای به‌دست‌آوردن این نرخ کافی است در بازه‌ی زمانی مشخصی، تعداد کارمندان استعفاکرده‌ را از تعداد کارمندانی که در کل و به هر دلیلی به همکاری خود با سازمان خاتمه داده‌اند کم کنید.

۱۴. نرخ خاتمه‌ی خدمت غیرداوطلبانه

این نرخ نیز حاصل تفاضل تعداد کارکنان اخراجی شرکت از تعداد کل کارکنانی است که در بازه‌ی زمانی مشخصی به همکاری خود با شرکت خاتمه داده‌اند.

۱۵. نرخ شکست ۹۰ روزه‌ی جذب نیرو

این شاخص کلیدی عملکرد، توانایی سازمان در مدیریت فرایند جذب نیروی کارآمد در بازه‌ی زمانی مشخص را نشان می‌دهد. هرچه سازمان در مدیریت و به‌نتیجه‌رسیدن برای جذب کارمندِ مناسب و بااستعداد سریع‌تر عمل کند، یعنی توانایی مدیریت بیشتری در سنجش منابع انسانی دارد.

۱۶. نرخ خاتمه‌ی خدمت داوطلبانه در سال نخست

این شاخص کلیدی عملکرد، میزان پذیرش نیروهای جدید در سازمان را نشان می‌دهد. هرچه درصد این شاخص بیشتر باشد به این معناست که سازمان بهرغم جذب نیروهای زبده و مناسب، توانایی چندانی در حفظ و استفاده از آنها نداشته است.

۱۷. میانگین زمانی پر کردن جایگاه شغلی خالی

این شاخص بیانگر تأثیرگذاری و توانایی سازمان در مدیریت فرایند استخدام با درنظرگرفتن زمان برای پرکردن جایگاه‌های شغلیِ خالی است.

۱۸. نرخ رضایت‌مندی فرایند استخدام

این نرخ چگونگی فرایند استخدام از دیدگاه کارکنان و نیروها را نشان می‌دهد و درواقع نشان‌دهنده‌ی رضایتمندی متقاضیان و نیروهای جذب‌شده از فرایند استخدام است.

۱۹. هزینه در ازای هر استخدام

این شاخص کلیدی عملکرد یکی از شاخص های مدیریت منابع انسانی است که میزان منابع سرمایه‌گذاری‌شده برای جذب استعدادها و نیروهای جدید را نشان می‌دهد. شاخص یادشده با به‌دست‌آوردن متوسط هزینه‌ها در بازاریابی کل، فرایند استخدام، مراجعه‌ی متقاضیان و… در هر استخدام به‌دست می‌آید.

۲۰. اثربخشی آموزش

این شاخص کلیدی عملکرد به سازمان کمک می‌کند که دریابد آمادگی کارکنان تازه‌وارد و سهولت فعالیت آنان قبل و بعد از آموزش چقدر تغییر می‌کند. معمولا هم از طریق نظرسنجی بعد از اجرای آموزش‌های لازم به‌دست می‌آید.

۲۱. هزینه‌ی آموزش در ازای هر کارمند

این شاخص میزان هزینه‌ای است که برای هر کارمند تازه‌وارد سرمایه‌گذاری می‌شود.

۲۲. درصد کارکنان آموزش دیده

این شاخص، سرعت آماده‌شدن کارمندان تازه‌وارد را به سازمان نشان می‌دهد. یعنی به سازمان کمک می‌کند که میزان آمادگی و نحوه‌ی عملکرد نیروی کار تازه‌وارد را پس از آموزش‌های لازم و توجیه آنان بفهمد.

۲۳. نرخ تنوع

این شاخص نشانگر میزان موفقیت سازمان در ایجاد محیطی آزاد برای پذیرش عقاید مختلف است.

۲۴. نرخ اصطکاک

با کمک این نرخ، سازمان می‌تواند میزان موفقیت خود در حفظ نیروهای زبده و استعدادها را بسنجد. شاخص کلیدی عملکرد اصطکاک به این شیوه محاسبه می‌شود: تعداد کارکنانی که سازمان را در بازه‌ی زمانی مشخصی ترک کرده‌اند تقسیم بر متوسط تعداد کارکنانی که در آن بازه مشغول به همکاری هستند.

۲۵. متوسط زمانی جذب نیرو

این شاخص، توانایی و تأثیرگذاری شرکت در مدیریت فرایند جذب نیرو را نشان می‌دهد.

۲۶. متقاضیان مصاحبه شده برای استخدام

با مقایسه‌ی تعداد کل متقاضیانی که برای جایگاه شغلی مشخصی با آنان مصاحبه شده‌ است، با تعداد کل استخدام‌های صورت‌گرفته در یک بازه‌ی زمانی مشخص، این شاخص به‌دست خواهد آمد.

۲۷. درصد متقاضیان شغلی مطابق و متناسب با معیارهای موردنظر

این شاخص، اثربخشی اعلامیه‌ها و اطلاعیه‌های دعوت به کار را می‌سنجد. هرچه متقاضیان مشاغلِ درخواستی، تناسب و تطابق بیشتری با جایگاه شغلی موردنظر سازمان داشته باشند، اثربخشی اطلاعیه و اصطلاحاً، جاب -پستینگ (Job-Posting) بیشتر بوده است.

۲۸. نرخ استخدام داخلی

این شاخص، اثربخشی توسعه‌ی استعدادهای سازمانی را منعکس می‌کند.

۲۹. درصد استخدام نیروهای معرفی‌شده از طریق کارمندان فعلی

این نرخ به مدیران کمک می‌کند ارزش افزوده‌ی ایجادشده از طریق مساعدت و همکاری نیروهای داخلی برای جذب نیروهای دیگر را شناسایی و بررسی کنند. درحقیقت جذب نیرو از طریق معرفی کارکنان داخلی سازمان صورت می‌گیرد و معمولا نیروها و استعدادهای خوبی از طریق اعضای بدنه‌ی سازمان به مدیران معرفی می‌شوند.

۳۰. عملکرد نیروهای جدید

ارزیابی عملکرد، یکی از موضوعات مهم در مدیریت منابع انسانی است. راه‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد؛ یکی از این روش‌ها بررسی گزارش‌ها از عملکرد کارکنان تازه‌وارد در مقایسه با سایرین است.

۳۱. نرخ بهره‌وری کارکنان

این نرخ، اثربخشی کارکنان در طول زمان را اندازه می گیرد و با تعیین درآمد کلی سازمان و تقسیم آن بر تعداد کل کارکنان به دست می‌آید.

۳۲. پیشنهادهای کارکنان

این شاخص کلیدی عملکرد ، میزان مشارکت در توسعه‌ی فرایند کسب‌وکار را ارائه و نشان می‌دهد که سازمان‌ها یا شرکت‌ها، در برابر داده‌ها و ورودی‌هایی که یک کارمند با خود به سازمان وارد می‌کند، چقدر آزاد عمل می‌کنند.

۳۳. درصد عملکردهای زیرِ استاندارد نیروی کار

این شاخص عملکرد نامطلوب کارکنان در سازمان را بررسی می‌کند.

این مطلب را هم بخوانید: مدیریت استراتژیک منابع انسانی

www.assessteam.com