جامعه پذیری کارکنان

جامعه پذیری کارکنان
جامعه پذیری کارکنان

جامعه پذیری کارکنان فرآیندی است که افراد تازه وارد و بیگانه بر اثر آن به فردی خودی و عضوی موثر برای سازمان تبدیل می شوند. در واقع فرآیند جامعه پذیری به عنوان ابزاری است که از طریق آن سازمان می کوشد تا افراد خود را با فرهنگ حاکم بر سازمان وفق دهد یا از طریق آن اعضاء جدید، ارزش ها، هنجارها، خط مشی ها و رویه های سازمانی را بشناسند؛ این فرآیند با انتخاب کارکنان شروع می شود.

فرآیند جامعه پذیری

جهت آشناسازی و اجتماعی کردن کارکنان فرآیندی طی می شود تا کارکنان خود را با فرهنگ سازمان تطبیق دهند. فرآیند جامعه پذیری کارکنان دارای سه مرحله می باشد:

1- پیش از ورود به سازمان

2- مواجه شدن با سازمان

3- محشور شدن با سازمان

اگر مراحل اجتماعی کردن با موفقیت صورت گیرد بر بهبود بازدهی تولید وتعهد فرد در تامین هدف های سازمان و سرانجام در تصمیم نهایی وی مبنی بر ماندن در سازمان اثراتی شدید بر جای می گذارد. در غیر این صورت فرد سازمان را ترک خواهد کرد.

ویژگی های فرآیند جامعه پذیری کارکنان 

جامعه پذیری کارکنان دارای ویژگی های متعددی است که مهمترین آن ها در زیر آورده شده است:

1- نگرش ها، ارزش ها و رفتارها تغییر پیدا می کنند.

2- فرآیند پذیرش پیوستگی می یابد.

3- گروه های کاری و عملیاتی با شغل جدید منطبق می شوند.

4- کارمندان جدید و مدیرانشان بر روی یکدیگر تاثیر متقابل خواهند داشت.

5- جامعه پذیری در خلاء اتفاق نمی افتد.

6- کارکنان از دلواپسی و اضطراب رها می شوند.

7- بر عملکرد و ثبات سازمانی کارکنان اثر خواهد داشت.

منتورینگ

گامهای جامعه پذیری کارکنان

گام اول جامعه پذیری کارکنان: بسترسازی

الف : ضروریست در وهله اول فرهنگ سازمانی بطور مشخص تعریف شود. بدیهیست مبنای این تعریف اهداف و استراتژی های تعیین شده از طرف مدیریت ارشد شرکت بوده و همزمان اصول دیگر مانند منشور اخلاقی، ارزیابی عملکرد و غیره باید مدنظر قرار گیرد. آشنا سازی بودن کامل کلیه پرسنل شرکت به اهداف و استراتژی های شرکت و خصوصاً افرادی که در بدو ورود نیروی تازه وارد با وی سروکار دارند بسیار ضروری است. مسئولین لازم است در این زمینه یک پروژه جداگانه تعریف کرده تا اطمینان حاصل شود که کلیه کارکنان براحتی می توانند اهداف شرکت را بیان کنند. عدم توجه به این امر می تواند تأثیر منفی بر نیروی تازه وارد داشته باشد.

ب : برای ترویج فرهنگ مناسب سازمانی لازم است کلیه مدیران ارشد خصوصاً مدیران ارشد، میانی و سرپرستان به این امر توجه خاص نموده و بخشی از وظایف ذاتی خود بدانند تا بتوانند به نحو مطلوب به فرد تازه استخدام شد، منتقل شود. عدم توجه کافی به این امر تأثیر منفی و ناامید کننده روی تازه واردین خواهد داشت.

گام دوم جامعه پذیری کارکنان: قبل از استخدام

هر گونه اطلاع رسانی، آگهی و تماس با متقاضی کار می تواند بیانگر فرهنگ سازمان باشد. استفاده از فضای مجازی بطور حرفه ای در این حوزه کمک مناسبی است. ایجاد صفحه  CAREER PAGE روی شبکه Linked و همچنین وبلاگ خاص شرکت Job blog علاوه بر مساعدت به یافتن نیروی نخبه در نشان دادن فرهنگ پیشرو شرکت در حوزه منابع انسانی تأثیر خوبی دارد.

گام سوم جامعه پذیری کارکنان: مصاحبه ها

هر کدام از دپارتمانها برای مصاحبه با متقاضی باید چک لیست خاص و مرتبط خود با نمره دهی یک تا صد داشته باشند. مبنای سوالات اهداف و برنامه های هر دپارتمان، منبعث از اهداف و استراتژی های شرکت است خواهد بود.

سوالات باید بیانگر انتظارات بالای شرکت در کلیه حوزه های فنی و غیر فنی باشد ولو اینکه باعث رنجش متقاضی شود. سوالات منابع انسانی در زمینه توانایی های کلی فرد از اهمیت بالایی برخوردار است. در یکی از مقالات مرتبط با منابع انسانی شرکت مایکروسافت اشاره شده بود که این شرکت در مصاحبه ها برای توانایی های  فردی، هوشی، استعداد، خلاقیت و انگیزه داشتن فرد بیشتر از دانش فنی فرد اهمیت قائل است. این رویه تقریبا در تمامی شرکتهای حرفه ای به این صورت است.

ضروریست سوالات تعیین شده توسط کلیه واحدها توسط منابع انسانی بررسی شده و از هماهنگ بودن کلیه مصاحبه ها در راستای اهداف شرکت اطمینان حاصل شود.

مصاحبه کنندگان لازم است با متقاضیان رفتار آرام، اخلاقی و جاذبانه داشته و نشان دهند که اعضاء وفادار به شرکت و معتقد قلبی به اهداف و مدیریت ارشد شرکت هستند و همزمان از فرد انتظارات بالایی دارند.

سوالات مصاحبه ها ضروریست بر مبنای اهداف درازمدت شرکت تنظیم شود نه اهداف کوتاه مدت.

مجموعه جمع بندی منابع انسانی و واحد متقاضی باید بیانگر این باشد که متقاضی از ۵۰% کارکنان فعلی واحد بالاتر است.

اگر فردی تشخیص داد که فردی بسیار نخبه و استثنایی از شهرستانها متقاضی کار در شرکت است هزینه مسافرت وی به تهران برای انجام مصاحبه ها از طرف شرکت پرداخت شود.

در کلیه مصاحبه ها یک سوال مربوط به یک کار چشمگیر و خلاقانه در مشاغل قبلی فرد اختصاص داده شود.

گام چهارم جامعه پذیری کارکنان: روز شروع بکار

روز شروع به کار فرد یکی از حیاتی ترین و کلیدی ترین نقاط در فرایند جامعه پذیری است. این روز بایستی با همراهی یک منتور شروع شود و میتوان سمینار معرفی شرکت را همین روز برگزار کرد.

کلیه همکاران واحدها که دپارتمان خود را معرفی می کنند در صحبت های خود به اهداف و استراتژی های سازمان اشاره نموده و امور اجرایی را مرتبط با اهداف مذکور تبیین نمایند.

سخنرانان نشان دهند که پرسنل وفادار و عضوی از یک خانواده بزرگ هستند.

دفترچه راهنمای سازمان بسیار کاربردی است. پیشنهاد می شود در شروع آن اهداف و استراتژی های سازمان آورده شده و در جایی به لزوم و اهمیت رعایت سطوح سازمانی اشاره شود.

قبل از ورود فرد به محل کار، جای فرد باید مشخص بوده، کامپیوتر فردی حاضر و ایمیل پرسنلی تنظیم شده باشد. ملزومات اداری، خودکار، منگنه، قفسه و … نیز تهیه شده باشد.

از طرف دپارتمان مربوطه یک کارت تبریک شروع بکار و خوش آمدگویی روی میز فرد گذاشته شود.

مسئول هر واحد شخصاً فرد تازه وارد را به کلیه پرسنل و مدیریت معرفی نماید و از طرف همه به فرد خوش آمد گفته شود.

نیروهای خدماتی، محل صرف غذا و پارکینگ احتمالی به فرد معرفی شود.

گام پنجم: مدیریت عملکرد

از طرف رئیس و یا مدیر واحد باید برای فرد تازه وارد برنامه یک هفته ای، ماهیانه، سه ماهه و یکساله تنظیم و خواسته شود امور به نحو مطلوب انجام شود. در هر مقطع عملکرد فرد بررسی و ارزیابی شود و یادآوری گردد ادامه قرارداد منوط به نتیجه مطلوب خواهد بود. نتیجه مذکور صرفاً در حوزه فنی نبوده و در ابعاد دیگر مانند نظم، تلاش، اخلاق مداری، خلاقیت، رعایت شئونات، انگیزه، عدم حاشیه و رعایت مراتب سازمانی باید یادآوری و متعاقباً ارزیابی شود.

همراهی و توجه صمیمانه سرپرست با نیروی تازه وارد در کلیه مقاطع فوق الذکر اهمیت بالایی دارد.

اینها مهمترین مراحل مرتبط با جامعه پذیری هستند که با طی کردن آنها میتوان اطمینان یافت در سه مرحله قبل، حین و بعد از استخدام فرد تحت مراقبت مرتبط بوده است.

فرآیند آشناسازی قبل از شروع به کار

جامعه پذیری کارکنان فرآیندی است که کمک می کند تا کارکنان جدید به عنوان همکار کامل سازمان،  قرار گیرند.در جریان فرآیند جامعه پذیری، کارکنان جدید از موارد برون سازمانی تا درون  سازمانی، روبرو می شوند. فرایند  جامعه پذیری و درگیر کردن کارکنان جدید از اهمیت بالایی برخوردار است ، چون این کار کمک می کند تا ارتباطات  برای حصول به بهره وری بالای سازمانی ، رضایت و حفظ و نگهداری منجر شود.

شش ماه اول در محل کار برای کارکنان جدید،  بسیار مهم است ، چون کارکنان جدید تأییری را خواهند پذیرفت که این اثر می تواند بر ماندن یا رفتن آنها اثرگذار باشد.کارکنان جدید می خواهند بر تصمیم خود مبنی بر درستی ورود به سازمان صحه گذارند ، اما آنان هنگامیکه شرایط و کارها را با آنچه انتظار داشتند ، متفاوت یابند اغلب نگران و ناراحت می شوند.

برای درک نگرانی های  کارکنان جدید  می توانیم گامهایی را برداریم و به آنها کمک کنیم تا در باره کار، مدیر ، تیم و همکاران ، آگاهی و آشنایی کسب نمایند.

در اینجا چهار فرصت برای جامعه پذیری کارکنان و درگیر شدن کارکنان جدید در سازمان  ارائه می شود. که عبارتند از:

1)  آشناسازی

2)  گفت و شنید با کارکنان جدید

3)  مربی گری/منتوری/ کلاس خصوصی

4)  تعامل با رهبری جدید

آشناسازی

در بدو ورود به سازمان ، کارکنان جدید می خواهند تا مطئمن شوند که تصمیم درستی را گرفته اند. ممکن است آنها تصور کنند که از فرآیند گزینش سخت یا از صدها کیلومتر دورتر برای به دست آوردن  کار مورد نظر ، آمده اند .  بنابراین ، برای سازمان مهم است تا اولین برخورد  با کارکنان جدید ، خاطره آمیز باشد.

کلیه کارکنان باید از برنامه آشناسازی برای کسب اطلاعات اصلی از سازمان عبور کنند و بر مسیر درست شروع به کار نمایند. آشناسازی بخشی از فرآیند بزرگتر جامعه پذیری است ، اما آشناسازی خود به تنهایی برای موفقعیت سازمان در طی زمان ، کافی نیست.

آشناسازی به یک رخ داد است در حالیکه جامعه سازی یک فرآیند استراتژیک است که کمک می کند تا کارکنان جدید به عنوان اعضای مولد در سازمان قرار گیرند. بنابراین آشناسازی دارای اهمیت است ، زیرا نوعا آشناسازی اولین برنامه ای است که توسط سازمان به مورد اجرا گذاشته شده و طی آن از تجارب کارکنان جدید حمایت و پشتیبانی می شود و می تواند اثر ماندگاری برای سازمان و کارکنان، داشته باشد.

مواردی که می توان در فرایند آشناسازی به آن توجه کرد عبارتند از:

1 – دادن اطلاعات کلی درمورد سازمان: مثلا سازمانی که فرد قرار است در آن فعالیت کند چگونه سازمانی است. وضعیت سازمان در مقابل رقبا به چه صورت است، چند درصد از سهم بازار دراختیار سازمان است و خط مشی کلی سازمان چیست. ازجمله اطلاعاتی است که باید دراختیار تازه وارد قرار گیرد.

2 – آشنایی با چارت سازمانی: همانگونه که آگاه هستید یکی از اصول چهارده گانه مدیریت اصل وحدت فرماندهی است یعنی اینکه شخص بایستی بداند از یک نفر دستور می گیرد و به یک نفر گزارش می دهد. فرد در بدو ورود باید بداند سرپرستش کیست و نحوه گزارش دهی او چگونه خواهدبود.

3 – آشنایی با قوانین مربوط به مرخصی ها، تأخیرها، غیبتها، استعلاجی ها: الف – شخص باید بداند نحوه اخذ مرخصی ها به چه صورت است. در هر ماه چند روز می تواند از مرخصی استفاده کند.
ب – تأخیرها: آیا اصولا در این سازمان فرد می تواند تأخیر داشته باشد و در صورت تأخیر و عدم حضور به موقع به چه صورت عمل کند.
ج – غیبت ها: در صورت غیبت به چه صورت باید عمل کند.
د – استعلاجی: نحوه اخذ استعلاجی به چه صورت است.

4 – آشنایی با محل قرارگرفتن دفتر مدیر سازمان، معاونین، واحد اداری، مالی، واحد ایمنی و بهداشت، دستشویی‌ها، غذاخوری، رختکن، نمازخانه و نحوه برقراری تماس تلفنی.

5 – آشنایی با نحوه دریافت حقوق، مساعده، وام و سایر موارد مالی.

6 – قوانین و مقررات بهداشتی و ایمنی.

7 – شیفت های کاری و تعطیلات.

8 – جابه جایی در سازمان به چه صورت است و در چه صورت فرد رشد خواهدکرد.

نتیجه گیری:

اگر سازمانی بتواند راههای رشد فرد در آینده را به او نشان دهد موفق خواهدشد که چند درصد از جابه جایی های آتی پرسنل سازمان را کنترل کند. اگر ما محیط خوشایند را به اشعه الفا و محیط ناخوشایند را به اشعه گاما تشبیه کنیم نتیجه زیر حاصل می شود.

در محیط خوشایند اشعه آلفا بر مغز ما حاکمیت دارد که حاکمیت این اشعه باعث قلیایی شدن خون ما می شود. درنتیجه خون خوش رنگتر شده و درنتیجه ماده ای به نام «دوپامین» را در معده ترشح می کند که ترشح این ماده سبب می شود ما راحت تر کار کنیم و خوش اخلاق تر باشیم. در محیط ناخوشایند اشعه گاما بر مغز حاکمیت دارد و حاکمیت این اشعه باعث سیاه شدن خون می شود. درنتیجه خون سیاه شده و ماده ای به نام آدرنالین ترشح می‌کند و در این صورت خون ما اسیدی شده که این ماده سرمنشا دلواپسی ها و نگرانیهاست و سبب پایین آمدن بهره وری فرد می شود

این مطلب را هم بخوانید: مسیر شغلی کارکنان

www.shrm.org