برنامه ریزی نیروی انسانی

برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن سازمان معین می کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارتهایی برای چه مشاغلی و درچه زمانی نیاز دارد. هدف برنامه ریزی منابع انسانی تجزیه و بررسی تعادل عرضه و تقاضا با یک روش ساختاریافته است، این امر با یک تصویر روشن و با حرکت سریع باتوجه به آینــده آغاز می گردد و مقصود آن است که زمینه های عملی را به عنوان یک نتیجه، تجزیه وتحلیل و تعیین کرد. 

برنامه ریزی نیروی انسانی با مفاهیم محیط و عملیات سازمان در ارتباط بوده و شامل عوامل داخلی وخارجی می شود. عوامل خارجی همچون فشارهای اقتصادی، تغییرات تکنولوژی، قوانین و مقررات، وضعیت سیاسی، بازار نیروی کار و آموزش، عوامل داخلی شامل هدف و مقاصد سازمان، فرهنگ، ساختار، منابع انسانی و ذینفعان می گردد.

علل برنامه ریزی نیروی انسانی

دلایل بخصوصی وجود دارد که توجیه می نماید به چه دلیل مدیریت باید برنامه ریزی سیستماتیک نیروی انسانی را دنبال کند :

1- نیازهای آینده کارکنان : برای تامین نیازهای کارکنان در آینده برنامه ریزی بسیار ضروری است.

2-  وفق دادن با تغییرات : برنامه ریزی نیروی انسانی قادر می سازد سازمان خود را با تغییرات نیروهای رقیب، بازاریابی، تکنولوژی، محصولات و قوانین دولتی وفق دهد. برخی تغییرات اغلب تغییراتی در رضایت شغلی، تعداد و سطح کارکنان ایجاد می نماید.

3-  شناسایی کارکنان با استعداد : ترکیب افراد شاغل به کار در بسیاری از سازمان های روبه سوی مشاغلی گرایش داشته که نیاز به هوش و استعداد فراوان دارد که از این میان می توان کارکنان متخصص و کارکنان مدیریت را نام برد. معمولاً افراد با استعداد کمیابند. زمان هدایت برای بکارگیری و توسعه کارکنان با استعداد زیاد است، از سوی دیگر مسئله جانشینی مدیریت وجود دارد.

4- برنامه ریزی استراتژیک : شرکت هایی که در سطح بالایی رقابت می کنند با برنامه ریزی استراتژیک سروکار دارند.

5- فرصت استخدام یکسان : فرصت استخدام مساوی و قوانین کار مثبت بیان می کند کارفرمایان باید اهداف توافق شده ای را برای استخدام، جابجایی، آموزش، ترفیع، مزایای بازنشستگی طبقات بیمه شده افراد را رعایت نمایند.

هدف از برنامه ریزی نیروی انسانی :

1-كاهش هزينه نيروي انساني و متوازن ساختن ان از نظر کاهش و افزايش

2- تدارك اساس مناسب جهت پرورش نيروي انساني

3- بهبود فرايند برنامه ريزي شغلي

4- ايجاد فرستهاي شغلي مناسب جهت حضور افراد با بلوغ كمتر و بانوان در سازمان

5- افزايش آگاهي نيروي انساني

6- تدارك ابزار مناسب جهت ارزيابي نيروي انساني

7- سنجش عرضه و تقاضاي نيروي كار

فواید برنامه ریزی نیروی انسانی

به طور کلی برنامه ریزی نیروی انسانی دارای فواید و کاربردهای زیادی است که به برخی از آنها به اختصار اشاره می شود :

1-  برنامه ریزی نیروی انسانی از طریق تطابق سیستم ارزشیابی کارکنان با اهداف برنامه ریزی استراتژیک، تلاش های کارکنان را به سوی فعالیت های هدفمند و موثر در افزایش بهره وری سوق می دهد.

2- سبب اقتصادی و صرفه جویانه تر شدن جذب و استخدام نیروها می شود.

3- پایه های سیستم اطلاعات مدیریت را در راه کمک به فعالیت های منابع انسانی و سایر واحدهای سازمانی فراهم می کند.

4- نیازهای آموزشی فعلی و آتی کارکنان و مدیران را در زمینه های اطلاعات، نگرش ها، مهارت ها، و رفتارها مشخص می سازد.

5- بهره گیری از منابع انسانی را اصلاح می کند.

6- سبب بهسازی مدیریت، کارکنان و در نتیجه سازمان در آینده می شود.

7- بین نیازهای بازار کار و عرضه سازمان تعادل به وجود می آورد.

8- به خاطر توجه به مسائل، تغییرات و ضرورت های محیط اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و فرهنگی، سازمان فعال می شود.

9- سبب اصلاح پدیده بیکاری و کم اشتغالی می شود.

10-از تورم منابع انسانی در بخش یا رشته خاص می کاهد و سبب توزیع عادلانه نیروها می شود.

11- مشکلات مربوط به ترفیعات، بازنشستگی، جابجایی، خروج از کار و ریزش منابع انسانی را حل می کند.

12- امکان تخصیص درست منابع انسانی در برنامه توسعه را فراهم می سازد.

در تخمين و برنامه ریزی نیروی انسانی عوامل زير مي تواند موثر باشد

1-اندازه سازمان

2- پيچيدگي سازمان

3- استراتژي ها و اهداف سازمان

4- اطلاعات و فن آوري: هرچه اطلاعات اخذ شده، دقیق تر و بهنگام تر باشد، پیش بینی از دقت بالاتر برخوردار خواهد بود. بدیهی است که استفاده از رایانه ها، بانک های اطلاعاتی و دیگر روش های ناشی از فن آوری، سرعت و ارزش کار را افزایش خواهد داد

پيش بيني عرضه نیروی انساني :

تحلیل عرضه منابع انسانی در برنامه ریزی نیروی انسانی شامل تعداد کارکنان موجود، مهارت‌ها و قابلیت های آن ها، استعدادها و آمادگی آن‌ها برای جابجایی افقی و عمودی و اطلاعاتی از این قبیل است.
در تحلیل عرضه منابع انسانی، داشتن یک نظام اطلاعاتی دقیق و جامع می تواند موثر و مفید باشد به کمک اطلاعات و گزارشات تولیدی چنین نظامی است که می توانیم بدانیم تعداد کارکنان موجود چه اندازه است؟ آن ها در حال حاضر چه می‌کنند؟ چه مهارت‌ها و دانشی دارند؟ تا چه اندازه از آمادگی (تمایل و توانایی) لازم برای جابجایی برخوردارند، چه استعدادهایی دارند و برای انجام چه حجم و یا چه سطح جدیدی از مشاغل و نقش‌ها مناسبند؟

روشهاي پيش بيني عرضه نيروي انساني:

الف: ترك خدمت

ب: جابه جايي داخلي

تجزيه و تحليل ترك خدمت كاركنان  از سازمان:

1-    شاخص ساليانه افت يا ريزش نيروي كار

2-    شاخص جابه جايي نيروي كار: زياد بودن آن نشان دهنده ضعف مديريت است

3-    شاخص ثبات : تعداد كارمنداني كه در طول دوره سازمان باقي مانده اند

4-    شاخص ثبات طول خدمت : طول خدمت كاركنان با هم كه معمولا 2 سال در نظر گرفته مي شود

تجزيه و تحليل جابه جايي هاي داخلي:

1-    فن توزيع سن و سابقه خدمت : مسائلي را كه ممكن است در آينده روي دهند نشان مي دهد  مانند مسدود شدن ترفيع و ديگر بازدارنده هاي انگيزشي

2-    زنجير ماركو : ترفيع بر اساس ترفيعات گذشته احتمال جابه جايي كاركنان از يك پايه به پايه ديگر را نشان مي دهد

3-    مدل ايستاي جمعيتي

4-    منحني پيشرفت حقوق

پیش بینی تقاضای نیروی انسانی:

تحلیل تقاضای منابع انسانی دربرنامه ریزی نیروی انسانی، نیازهای آتی سازمان به تعداد بیشتری از کارکنان و مهارت‌های مورد نیاز را تعیین می‌کند.
در تحلیل تقاضای نیروی انسانی باید از منابع اطلاعاتی محتلفی کمک بگیریم. اهداف و برنامه‌های استراتژیک سازمان، برنامه‌های سازمان برای کاهش یا گسترش حد و مرز کسب و کار برای مثال تصمیم برای ایجاد خطوط تولید جدید یا متوقف کردن برخی خطوط تولید و استراتژی‌های سازمان در استفاده از تکنولوژی و… از جمله این منابع اطلاعاتی هستند همچنین می‌توان برای این پیش بینی از روش‌های کمی مثل نرخ روند و یا روش‌های کیفی مثل استفاده از نظر خبرگان استفاده کرد.

بعد از برآورد عرضه و تقاضای نیروی انسانی و مقایسه آن ها با یکدیگر یکی از دو حالت در برنامه ریزی نیروی انسانی زیر اتفاق می افتد:

1- سازمان با مازاد نیروی انسانی مواجه است: 

مثلا وقتی سازمان در حال کوچک سازی، کاستن از تولید و فروش و یا ثابت نگه داشتن ابعاد فعالیت خود است و هم زمان در حال بهره‌ گیری از تکنولوژی‌های سرمایه بر هم هست. در چنین صورتی باید از طریق متوقف کردن استخدام‌ها، برکنار کردن کارکنان پاره وقت یا موقتی، تشویق بازنشستگی‌های پیش از موعد قانونی و… مازاد نیروی انسانی را مدیریت کرد.

2- سازمان با کمبود نیروی انسانی مواجه است: 

مثلا وقتی سازمان در حال توسعه بازار و افزودن بر دامنه فعالیت‌های خود است و تعداد قابل توجهی از کارکنانش را نیز به دلیل رسیدن به سن بازنشستگی از دست داده یا در حال از دست دادن آن‌هاست در چنین شرایطی باید به شیوه‌های مختلف به تامین این نیاز و برطرف کردن این کمبود پرداخت.
برخی از رایج‌ترین روش‌هایی که به این منظور بکار گرفته می شود عبارتند از:

استخدام کارکنان جدید
فراخوان مجدد کارکنانی که اخیر از سازمان جدا شدند.
افزودن موقت بر ساعات کار و افزایش اضافه کاری‌ها
کاستن از مرخصی‌ها
واگذاری بخشی از کار به پیمانکاران واجد شرایط
آموزش کارکنان موجود
افزودن بر بهره وری و…

فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی وقتی کامل می‌شود که علاوه بر تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان حاوی اطلاعات دقیقی در مورد دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های نیروی انسانی هم باشد، یعنی علاوه بر کمیت، کیفیت را نیز لحاظ نماید. و همچنین حاوی اطلاعات دقیقی درباره بازار کار هدف باشد.

www.poppulo.com

این مطلب را هم بخوانید: ساختار سازمانی