تجزیه و تحلیل شغل در منابع انسانی یا کارشکافی، فرآیندی است که از طریق آن، ماهیت و ویژگیهای هریک از مشاغل در سازمان بررسی میشود و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری و گزارش میشود. با تجزیه و تحلیل شغل، مشخص میشود، هر شغل چه وظایفی را شامل میشود و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارتها، دانشها و تواناییهایی لازم است. تجزیه و تحلیل شغل ، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت‌های شغل و رابطه آن شغل با مشاغل دیگر دانشها و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.
فرایند تجزیه و تحلیل شغل
فرایند تجزیه و تحلیل شغل منجر به تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگیهای لازم جهت احراز شغل میگردد. شکل زیر، این فرایند را نشان می‌دهد.
کاربردهای تجزيه و تحليل شغل منابع انسانی
در دهه قبلی، کاربرد تجزیه و تحلیل شغل به‌طور عمده متمرکز بر پیش‌بینی به‌ویژه در رابطه با اجرای قوانین و مقررات بود. اگرچه بسیاری از سازمانها برای اجرای قانون برابری فرصتهای استخدام و مقرّرات آن، شروع به تحلیل شغل نموده‌اند؛ ولی مدیران کشف نمودند که مزایای فراوان دیگری در تجزیه وتحلیل شغل وجود دارد. در بیشتر سازمانها تجزیه و تحلیل شغل به‌منظور گزینش، آموزش، ارزیابی شغل، ارزیابی عملکرد، ایمنی و بهداشت، مطالعات زمان و حرکت، پیاده کردن قوانین و مقررات دولت و طراحی مشاغل کاربرد دارد.
عوامل مؤثر بر تجزیه و تحلیل شغل
در تنظیم اطلاعات مربوط به شغل، با توجه به اینکه مبنای جبران خدمات و دیگر وظایف اداره انسانی قرار دارد، باید ابعاد متعددی از نظر اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قانونی، فنآوری و اهداف سازمان و مدیریت لحاظ نمود.
شغل از این جهت، دارای مفهوم اجتماعی است که اطلاعات مربوط به شرح شغل در تنظیم صحیح و متناسب مسئولیتها مربوط به شغل به‌کار گرفته میشود؛ که تناظر اجتماعی آن، مقام اجتماعی شغل است؛ که براساس آن، نیاز به تشخیص در فرد ارضا میشود.
از نظر رفتار سیاسی تنظیم روابط در شرح شغل باید بگونه ای پیش‌بینی شود، که قدرت مانور شاغل براساس روابط مکتوب افزایش یابد تا شاغل بتواند از عهده اداره امور برآیند و در ادامه رفتار سیاسی مربوط به شغل، تواناییهای خود را بروز دهند. از آنجا که حدود مسئولیتها، وظایف و مشخصههای شغلی بیان شده در شرح مشاغل رابطه مستقیم و تنگاتنگی در رابطه با تعیین حقوق و دستمزد ایفا میکند، ارتباط تعیین‌کنندهای با معیشت کارکنان و سطح زندگی آنها خواهد داشت، چون فرد و مزایای نقدی و غیرنقدی و تعهداتی مانند تعطیلات، تأمین اجتماعی، آموزش و بهداشت در بعضی موارد و در رابطه با برخی از مشاغل چنان آثار اقتصادی به‌بار می‌آورد که نادیده گرفتن آن، منجر به بیعدالتی در کارگران و جوی از عدم تفاهم و مخاصمه در محیط کار و در نهایت عدم دلسوزی و دلبستگی شاغلان و افزایش ضایعات کمی و کیفی خواهد شد.
ملاحظات قانونی در تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی
ملاحظات قانونی از نوع رعایت فرصت برابر در تنظیم شرایط احراز مشاغل با استناد منطقی بر ویژگیهای فردی از نظر جنسی، نژادی، طبقات اجتماعی که امکان شرایط استخدام و به‌کارگیری در مشاغل را برابر همه مشاغل فراهم می‌سازد، اصلی است که تجزیه و تحلیل شغل را به‌شدت متأثر می‌سازد و در بعضی از مشاغل، رعایت استاندارد مدوّن و مکتوب برای انجام یک شغل به‌صورت مقررات و قوانین الزام‌آور و مطرح است؛ که باید در تجزیه و تحلیل و تنظیم شرح شغل مستند گردد؛ مانند رعایت بعضی از استانداردهای جسمانی و هوش فکری در رابطه با مشاغل نظامی وقتی که در شرح شغل و مشخصههای شغلی و احراز مشاغل قید میشود.
تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل
اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی به‌دست میآید، به‌صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل، به فرمهای خاصی منتقل میشود. در شرح شغل، وظایف، مسئولیتها و شرایط کلی کار به‌طور خلاصه درج میشود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به‌عبارت دیگر دانش، مهارتها و تواناییهایی که برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است. درواقع منظور از “انتخاب صحیح” در مدیریت منابع انسانی، این است که شاغل و شغل باهم تناسب داشته باشند.
شرح شغل (Job Description)
برای تجزیه و تحلیل شغل ، فرم استانداردی وجود ندارد و هر سازمان برحسب نیاز و نوع ساختار سازمانی میتواند فرم خاصی برای خود در نظر بگیرد. البته روند تنظیم شرح شغل، به‌سوی قابل انعطاف کردن وظایف و مسئولیتها سوق پیدا کرده است. معمولاً در شرح شغلها، عنوان شغل، شرح وظایف عمده، میزان اختیارات که مسئولیتها را مشخص میکند و بعضاً شرایط کار منظور میشود..به‌طور کلی میتوان عناوین زیر را به‌عنوان قسمتهای اصلی یک شرح شغل نام برد:
- شناخت شغل؛
- خلاصه و تعریف شغل؛
- نمونه وظایف و مسئولیتها؛
- اختیارات؛
- ارتباط با مشاغل دیگر؛
- شرایط کار؛
- ابزار مورد نیاز؛
- تعریف واژه ها؛
- فن آوری.
شرایط احراز مشاغل یا شرایط احراز شخصی
بعد از تشریح ماهیت و ویژگیهای شغل در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی ، قدم بعدی تعیین خصوصیات، تجربیات و مهارتهایی است که متصدی شغل باید داشته باشد؛ بنابراین به‌منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است که شرح شغل به دقت مورد مطالعه قرار گیرد. فرم شرایط احراز شغل از یک طرف، راهنمایی برای کارمندیابی است و از طرف دیگر، چون در آن صفات و خصوصیاتی که دارا بودن آنها ضروری و مهم شناخته شدهاند، تشریح شده است، می‌توانیم از آن در طراحی آزمونهای انتخابی، یعنی آزمونهایی که تواناییهای متقاضیان شغل را میسنجد، استفاده کنیم.
درمورد شرایط احراز مشاغل، نظریه های متفاوتی وجود دارد؛ جالب اینکه در دهه 40 میلادی، دستورالعملهای تنظیم شرایط احراز مشاغل به مسائل انسانی-اجتماعی توجه زیادی داشته است. اواخر دهه 90 میلادی و اوایل قرن بیست و یکم، نیز گرایش بیشتری بهجنبههای انسانی-اجتماعی پررنگتر شده است. در سال‌های اخیر، تأکید زیادی بر تناسب نوع شخصیت و نوع شغل شده است.
بنابراین شرایط احراز شغل بنا به‌تعریف، شرح صفات و خصوصیاتی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با شایستگی از عهده انجام آن برآید. حال این سئوال مطرح میشود که این صفات و خصوصیات را چگونه و به چه‌طریقی میتوان شناسایی کرد؟ برای این‌کار، معمولاً از دو روش استفاده میشود:
اظهارات صاحبنظران؛
در این روش (روش قضاوتی)، از کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی که با شغل آشنایی دارند، سئوال میشود. کسی‌که شغل مورد نظر به وی واگذار میشود، باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارتهایی باشد، چه دورههایی را گذرانده باشد و استعداد، هوش و شعورش در چه حدی باشد، تا بتواند با شایستگی عهدهدار آن شود؟.
تجزیه و تحلیل شغل بصورت آماری؛
در این روش که منطقی ترین و در عین حال دشوارترین روش است، رابطه آماری میان ویژگیها ومهارتهای فردی و میزان کارآیی تعیین میشود.به‌عبارت دیگر تعیین میشود چه رابطهای میان متغیرهایی از قبیل اندازه قد، قوهبینایی، قدرت جسمی، چالاکی و زبردستی، هوش، ویژگیهای شخصیتی و توانایی کارمند در انجام دادن وظایفش وجود دارد؟ معمولاً رابطه میان این متغیرها و کارآیی فرد طی مراحل زیر تعیین میشود:
- تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی انجام و مشخص میشود که عملکرد فرد را چگونه و بر چه اساسی باید ارزیابی کرد.
- یکی از صفاتی که ممکن است دارا بودن آن در نحوه انجام دادن شغل، مؤثر باشد.
- افرادی برای این شغل انتخاب میشوند که دارای فلان صفات (x) باشند.
- عملکرد این افراد بعد از انتخاب و استخدام ارزیابی میشود.
- با روشهای آماری، رابطه میان این صفت و عملکرد کارمند در شغل بررسی میشود.
همانطور که اشاره شد، مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل به‌وسیله روشهای آماری این است که میتوان رابطه میان خصوصیات فرد و کارآیی را ازطریق علمی اثبات نمود. در واقع امروز دیگر نمی توان شرایط احراز شغل را به‌طور دلخواه تعیین کرد و در بسیاری جوامع، اگر شرایط احراز شغل، بیارتباط با شغل تنظیم شده باشد، سازمان و کارفرما باید در مقابل قانون پاسخگو باشند.
شرح شغل و برنامه ریزی شغل
از جنبه های مختلف و مهم سازمان، برنامه ریزی نیروی انسانی شرح شغل را میتوان سرچشمه تمام داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز دانست. از طریق شرح شغل میتوان به ارزشیابی عملکرد کارکنان دست یافت از موارد استفاده دیگر شرح شغل میتوان به انتخاب و آموزش کارکنان، تعیین ورودیها و خروجیهای نیروی انسانی و تدارک نیروی انسانی مورد نیاز و حقوق سازمان اشاره کرد.
ویژگیهای شغل و کاربرد آن در برنامه ریزی نیروی انسانی
ویژگیهای مشاغل در فعالیتهای کارمندیابی برنامه ریزی نیروی انسانی تأثیر بسزایی دارد. نیازمندهای یک شغل به نیازمندهای متصدی شاغل، مربوط است. تجزیه تحصیلی و ویژگیهای شخصیتی هر فرد، میتواند در شرایط احراز شغل، مفید باشد. هم‌چنین شرایط احراز شغل، نشانگر کمبود شایستگی‌ها در افراد است که مدیران برنامهریزی نیروی انسانی تعیین میکنند. برای مشخص شدن این مطلب که این نیازها تا چه اندازه باید از طریق آموزش و توسعه تأمین شوند و هم‌چنین برای برآورده شدن نیازهای توسعه (مانند ارتقای موقعیت شغلی برای پستهای خاص)، میتوان از فرم شرایط احراز شغل بهره گرفت.
به‌نظر میرسد، برای شروع هر فعالیت و حرکتی درحوزه منابع انسانی، سازمان موظف است از تجزیه و تحلیل شغلی فعالیتهای خود را برنامه ریزی کند، ارائه شرح شغلها و شرایط احراز شغل روشن و منعطف، زمینه دستیابی اطلاعات نابی را برای مدیران سازمان فراهم میآورند، تا با استفاده از آن، در زمینه توسعه نیروی انسانی سازمان، قدمهای جدی را بردارند، پیشنهاد میشود؛ که سازمان برای دسترسی به بالاترین کارآیی و رسیدن به اثربخشی بالاتر در اسرع وقت و کوتاه‌ترین زمان از پایگاه اطلاعاتی در زمینه تجزیه و تحلیل شغل برخوردار شوند، این پایگاه، با امکان جستجو و فایله کردن اطلاعات سازمان و با بروزرسانی آن، کمک شایانی را برای مدیران منابع انسانی درحوزه برنامهریزی استراتژیک سازمانی و انطباق آن با هدفها و چشم‌اندازهای سازمان، فراهم خواهد کرد.
مرحله‌ی ۱: شغل مورد نظر را بشناسید
ابتدا درک کاملی از سِمت مورد نظر پیدا کنید. این پایه و اساس استخدام است. در انجام تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی این موارد را در نظر داشته باشید:
همه‌ی وظایف و مسئولیت‌های این سِمت
دامنه و سطح آنها
حیطه‌ای که باید در آن انجام شود
میزان مسئولیت و پاسخ‌گویی مورد نیاز برای انجام این کار
فعالیتهای عمده و جزئی
مرحله‌ی ۲: شناسایی رفتارهای عملکردی شغل مورد نظر
سپس نمونه‌هایی از رفتارهای مورد استفاده برای ارزیابی کیفیت این شغل را مشخص کنید. هم رفتارهای مؤثر را مدنظر قرار دهید و هم رفتارهای غیرمؤثر. برای انجام این کار از خودتان بپرسید:
انتظارات عملکردی برای داشتن بهترین عملکرد چیست؟
چگونه متوجه می‌شوید عملکرد فردی عالی، رضایت‌بخش یا ضعیف است؟
وقتی شخصی با عملکرد عالی، وظایفش را فوق‌العاده انجام می‌دهد یا شخصی با عملکرد ضعیف، کارش را به خوبی انجام نمی‌دهد، چه ظاهری به کار می‌بخشد؟
مرحله‌ی ۳: شایستگی‌های لازم برای شغل مورد نظر
اینها فقط نمونه‌هایی رفتاری به‌عنوان پایه و اساسی برای درک شغل هستند و فقط مهم‌ترین و ضروری‌ترین شایستگی‌های لازم برای نمایش عملکرد سطح بالا را ارائه میکنند. باید بین کسانی که عملکرد سطح بالایی دارند و آنهایی که متوسط هستند، تفاوت قائل شوید.
نباید بیش از ۶ تا ۱۰ شایستگی برای سمت یا شغل مورد نظر انتخاب شود. به خاطر داشته باشید هر چقدر کمتر، بهتر!
نکته‌ی مهم، انتخاب مهم‌ترین و ضروری‌ترین شایستگی‌های لازم برای نشان دادن عملکرد سطح بالاست. هر چند همه‌ی شایستگی‌ها ممکن است مطلوب به نظر برسند، اما همگی از اهمیت یکسانی برخوردار نیستند.
با انواع شایستگی‌ها و مهارتها در تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی آشنا شوید.
در قدم بعدی، شایستگی‌ها را بر اساس اهمیت و ضرورتشان مرتب کنید. هر یک از شایستگی‌ها را می‌توانید در یکی از این چهار گروه زیر جای دهید:
بسیار مهم و ضروری؛
مهم و قابل توجه؛
کم اهمیت‌تر و قابل یادگیری در مسیر کار؛
شایستگی، دانش، مهارت و توانایی (CKSA) در تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی
وقتی میزان اهمیت و ضرورت هر شایستگی، دانش، مهارت و توانایی (CKSA) منابع انسانی را تعیین کردید، این عوامل را مورد توجه قرار دهید:
دشواری یا اهمیت وظایفی که باید انجام شود؛
تأثیر آنها روی نتایج کار؛
تأثیر آنها روی عملکرد دیگر کارمندان؛
پیامد اشتباه در صورت عدم وجود CKSA؛
CKSA چند وقت یک‌بار در این شغل استفاده میشود؛
آیا در ابتدای کار CKSA مورد نیاز است یا میتواند طی شش ماه نخست آموخته شود.
وقتی مرتب‌سازی، بررسی و انجام هر گونه تغییر مورد نیازی به پایان رسید، تعداد CKSAهای قرار داده شده در گروه‌های بسیار مهم و ضروری و همین طور مهم و قابل توجه را بشمارید. تعدادشان باید بین ۶ تا ۱۰ شایستگی باشد. اگر بیشتر از اینهاست، باید شایستگی‌های قرارگرفته در گروه مهم و قابل توجه را رتبه‌بندی کرده و فقط موارد با رتبه‌ی بالاتر را نگه دارید و از این طریق تعداد شایستگی‌ها را به حد مناسبی برسانید. بقیه را کنار بگذارید.
در مقابل اگر به شایستگی‌های کمتری از تعداد مناسب رسیدید، شایستگی‌های موجود در گروه کم اهمیت‌تر و قابل یادگیری در مسیر کار را رتبه‌بندی کنید و باز هم بالاترین رتبه‌ها را انتخاب کرده و به گروه مهم و قابل توجه منتقل کنید؛ آن‌قدر این کار را ادامه دهید تا شایستگی‌ها به تعداد مناسبی برسند. شایستگی‌هایی که انتخاب کردید، بخش CKSA از شرایط لازم برای این شغل را تشکیل می‌دهند.
مرحله‌ی ۴: سطح عملکرد هدف را در تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی شناسایی کنید
سطوح هدف به انوع رفتارهایی اشاره دارند که افراد با عملکرد بالا از خود نشان می‌دهند. این سطوح حداقلِ استانداردها نیستند. نکته‌ی مهم انتخاب سطح هدفی است که افرادی با عملکرد بالا بیشتر اوقات (قاعده‌ی کلی ۷۵ درصد مواقع است) از خود نشان می‌دهند. اگر چه شاید هر کسی بتواند در مقطعی از زمان، سطحی را به نمایش بگذارد، اما سطوح هدف به چیزی اشاره دارند که افراد بیشتر اوقات انجام می‌دهند. به این فکر کنید، شخصی با عملکرد بالا در شغلش، وقتی با آن شایستگی روبرو میشود، اغلب چه چیزی نشان می‌دهد. نباید سطح هدفتان بیش از حد بالا باشد. بیش از حد بالا بردن معیارها ممکن است منجر به این شود که اصلا هیچ کس را استخدام نکنید. تمرکز باید روی تلاش برای توصیف واقعیت باشد، نه ایده‌آل‌ها. به محض تعیین کردن سطح هدف، باید حداقل سطح مورد قبول مورد نیاز در آغاز آن شغل را هم مشخص کنید. می‌توانید سطح ۱ را به‌عنوان حداقل ممکن و ۵ را به‌عنوان بالاترین در نظر بگیرید. سطح حداقلی هم باید واقع‌بینانه باشد.
مرحله‌ی ۵: تجربه، تحصیلات و آموزش مورد نیاز در شغل مورد نظر
فهرست نهاییِ شایستگی‌ها، دانش، مهارتها و توانایی‌ها (CKSA) را بررسی کرده و شیوه‌های گوناگون برای کسب آنها از طریق تحصیل و تجربه (کار، کار داوطلبانه یا زندگی روزمره) و آموزش را مشخص کنید. شاید توجه به سوابق کارمندانی با عملکرد سطح بالا در این نوع سِمت‌ها مفید باشد. تا حد امکان ترکیب متعادلی از تحصیل و تجربه فراهم کنید. در دسترس بودن افراد در بازار این شغل را مورد توجه قرار داده و مطمئن شوید صلاحیت‌ها با توجه به آن بازار منطقی هستند. باید از روز اول صلاحیتِ مناسب این شغل را که نه خیلی پایین باشد و نه خیلی بالا تعیین کنید. اگر این صلاحیت‌ها بیش از حد بالا باشند، احتمال دارد کاندیداهایی که شایستگی‌های لازم را دارند، پیش از آنکه فرصت اثبات خودشان را پیدا کنند، از صحنه حذف شوند. به همین صورت، اگر ویژگیها بیش از حد پایین در نظر گرفته شوند، اغلب متقاضیان باید از این منظر بررسی شوند که کدام یک ارزش صرف وقت برای این فرایند را دارند و کدام شایستگی‌های لازم را ندارد.
مرحله‌ی ۶: ملاحظات ویژه‌ای که در شغل مورد نظر باید رعایت کرد
حالا وقت آن است که هر گونه ملاحظه‌ی ویژه‌ای را که باید در نظر گرفته شود، شناسایی و اعمال کنیم. شاید برخی شغلها نیازمند معیارهای خاص دیگری مانند موارد زیر باشند:
بررسی سوء‌سابقه
گواهینامه‌ی رانندگی یا مجوز حمل سلاح یا دیگر مجوزها
سِمت‌های حرفه‌ای (مثلا مهندس حرفه‌ای)
گواهینامه‌های شغلی
الزامات فیزیکی برای حمل و جابه‌جایی وسایل سنگین یا کار در شرایط سخت یا غیره
رضایت‌نامه (مثلا رضایت‌نامه‌ی کار در محیط‌های پرگردوخاک یا پرسروصدا.
مرحله‌ی ۷: بررسی و نهایی کردن اطلاعات بدست آمده
در این مرحله فرایند تجزیه و تحلیل شغل منابع انسانی را کامل کرده‌اید. این مرحله‌ی نهایی فرصتی به شما می‌دهد تا عقب بایستید و نگاه دوباره‌ای به کارتان بیندازید و مطمئن شوید که درست و منطقی است. برای این کار، این پرسش‌ها را از خودتان بپرسید:
با توجه به آنچه درباره‌ی وظایف این شغل یا سمت می‌دانم، آیا شایستگی‌ها، دانش، مهارتها و تواناییهای انتخاب شده واقعا مهم‌ترین‌ها هستند؟ آیا به تشخیص تفاوت بین آنهایی که عملکرد خوبی دارند با کسانی با عملکرد ضعیف کمک میکند ؟
آیا سطوح رفتاری مشخص شده تعریف درستی از چیزی که افراد با عملکرد بالا یا ضعیف باید در این شغل یا سمت انجام دهند ارائه می‌دهد؟
آیا الزامات تجربی و تحصیلی و آموزشی انتخاب شده مربوط به CKSA مرتبط با شغل، فراگیر، منطقی و مناسب هستند؟
آیا همه‌ی ملاحظات خاص لازم در نظر گرفته شدهاند؟
اگر به یکی از این پرسش‌ها پاسخ منفی دادید، دوباره کارتان را بررسی کنید و آن را طوری تغییر دهید که به همه‌ی پرسش‌ها پاسخ مثبت بدهید. اگر به همه‌ی پرسش‌ها پاسخ مثبت داده‌اید، صلاحیت‌نامه‌ی خود را نهایی کنید. اکنون این موارد قابلیت اضافه شدن به شرح وظایف شغلی و قرارگیری در بسته‌های متقاضی و تبلیغات را دارند و میتواند به‌عنوان پایه و اساسی برای تعیین مناسب‌ترین روشهای ارزیابی برای استفاده در فرایند استخدام استفاده شود.
مرحله‌ی ۸: استفاده از نتایج یافته‌‌ها
فهرست ویژگیها و شایستگی‌هایی که از طریق تجزیه و تحلیل شغلی منابع انسانی توسعه یافته‌اند، برای ایجاد موارد زیر استفاده میشوند:
صلاحیت‌نامه برای افزودن به شرح وظایف شغلی
محتوای تبلیغاتی و بسته‌های اطلاعات متقاضی‌ها
معیارهایی برای متقاضیان فهرست کوتاه
پایه و اساسی برای تعیین مؤثرترین روشهای ارزیابی
این مطلب را هم بخوانید: مدلهای ارزشیابی مشاغل
More Stories