مدیریت دانش تلاشی است برای کشف دارایی نهفته در ذهن افراد و تبدیل این گنج پنهان به دارایی سازمانی، به طوری که مجموعه وسیعی از افرادی که در تصمیم گیری های شرکت و فصل هستند، به این ثروت دسترسی داشته و از آن استفاده نمایند.
دانش از طریق اثرگذاری در محصولات، فرایند ها و افراد موجب ایجاد ارزش برای سازمانها می شود، در حالی که مدیریت دانش، اطلاعات، داده ها و داراییهای فکری را به ارزشهای دیرپا و ماندگار تبدیل می کند.
مدیریت دانش فرآیند سیستماتیک منسجمی است که ترکیب مناسبی از فناوری های اطلاعاتی و تعامل انسانی را به کار می گیرد تا سرمایه های اطلاعاتی سازمان راشناسایی، مدیریت وتسهیم کند.
این دارایی ها شامل پایگاه های اطلاعاتی، اسناد، سیاست ها، و رویه ها می شود.
علاوه براین هم شامل دانش آشکار وهم دانش ضمنی کارکنان را دربر میگیرد و از روش های متنوع و گسترده برای تصرف، ذخیره سازی و تسهیم دانش در داخل یک سازمان استفاده می کند.
نقشه دانش
یکی از ابزارهایی که کاربرد فراوانی در سیستم مدیریت دانش دارد ، نقشه دانش است.
نقشه دانش نوعی نمودار درختی است که از چندین شاخه و برگ تشکیل شده که هر کدام از برگ ها نشان دهنده یک دانش و هر کدام از شاخه ها نشان دهنده ارتباط این دانش با دانش پیشین و پسین خود می باشد.
این نقشه ابزار بسیار مناسب و موثری برای تعریف وظایف و تخصص کارکنان سازمان می باشد.
پله های دانش
پله های دانش از سه عنصر داده ، اطلاعات و دانش تشکیل شده اند.
داده ها مجموعه ای از حقایق و امور مسلم درباره یک پدیده است.
اطلاعات شامل سازمان دهی ، گروه بندی و مقوله بندی داده ها در الگوهایی معنا دار است. در واقع اطلاعات شکل تکامل یافته داده ها می باشد.
دانش ، اطلاعاتی است که با تجربه زمینه ، تغییر وتامل ترکیب شده و اقدام صحیح را ممکن می سازد.
ارتباط مدیریت دانش و مدیریت منابع انسانی
اگر چنان که مدیریت منابع انسانی درگیر مدیریت سرمایه های انسانی باشد و اگر منابع بسیار با ارزش این سرمایه ها، دانش باشد، در این صورت مدیریت منابع انسانی و مدیریت دانش به شدت به هم وابسته هستند.
دانش يك منبع كلیدی در هر سازماني است. انسان هرچه بیشتر بداند، بهتر ميتواند عمل كند. ديگر دوراني كه در آن فقط پول، زمين و نيروي بازو، به عنوان سرمايه شناخته ميشدند، به سر آمده است. در دنياي امروز، دانش نه تنها به عنوان يك سرمايه محسوب ميشود؛ بلكه به عنوان مهمترين سرمايه نيز براي سازمانها تلقي ميشود.
لذا در عصر دانايي كه در آن دانش بسان مهمترين سرمايه محسوب ميشود، سازمانها نيازمند رويكرد مديريتي متفاوت نسبت به مسائل سازمان و كاركنان هستند. حفظ و نگهداري كاركنان سازمانها و پرورش ظرفيت يادگيري آنان نقش تعيين كنندهاي در موفقيت و كسب مزيت رقابتي براي سازمان دارد. لذا همانند مدیریت منابع مانند پول، مدیریت دانش نیزباید بخشی از سیاستهای استاندارد سازمان باشد.
همین مسئله برای مدیریت دانش نیز وجود دارد. اگر مدیریت دانش به مدیریت لازم بر افراد، روابط میان فردی آنها و روابط آنها با سازمان توجه نکند.
برای ابتکار تمرکز، مدیریت دانش باید بر روی خود افراد و تاثیر مدیریت منابع انسانی باشد.
فرآیند مدیریت دانش در سازمان چگونه تعریف میشود؟
چرخه دانش و یا به عبارتی، فرایند مدیریت دانش از چهار بخش اصلی تشکیل شده است:
در مرحله اول می‌باید دانش موجود در سطح سازمان و موانع آن(اعم از دانش صریح و ضمنی نزد افراد،بانک‌های اطلاعاتی،مستندات)مورد شناسایی واقع شده و سپس اخذ و کسب گشته به صورت مناسبی ذخیره‌سازی گردد. سپس برای این‌که دانش با ارزش شده،به هم افزایی و زایش مجدد دانش منجر گردد.باید دانش موجود نزد افراد به اشتراک گذاشته شده و تسهیم گردد. پس از طی این مراحل،اکنون باید از دانش کسب شده در جهت اهداف عالیه سازمان استفاده کرد.
خلق دانش شامل ورود اطلاعات جدید به سیستم و حاصل به اشتراک‌گذاری و تسهیم دانش نزد افراد است.
خلق دانش خود شامل اکتساب،کشف و توسعه دانش است.
فوايد مدیریت دانش
برخي فوايد به‌كارگيري مدیریت دانش در سازمانها، عبارتند از:
– تشخيص كمبودها (خلاها) در دانش سازماني
– بهره‌وري بيشتر از سرمايه‌هاي انساني
– يادگيري كارامدتر و مؤثرتر كاركنان
– ارائه كالاها و خدمات داراي ارزش افزوده
– افزايش رضايتمندي مشتريان
– جلوگيري از تكرار اشتباهات
– كاهش دوباره‌كاري
– صرفه‌جويي در زمان به هنگام حل مسئله
– برانگيختن خلاقيت و نواوري
– ايجاد رابطه‌اي نزديكتر با مشتريان
مدل‌های مدیریت دانش
مدل هیسیگ
مدل هیسیگ ( ۲۰۰۰ )از چهار فرایند زیر تشکیل شده است:
– خلق کن :
این امر به توانایی یادگیری و ارتباط بر می‌گردد.
توسعه این قابلیت، تجربه تسهیم دانش، ایجاد ارتباط بین ایده‌ها و ساختن ارتباط‌های متقاطع با دیگر موضوعات، از این اهمیت کلیدی برخوردار است.
– ذخیره کن:
به عنوان دومین عنصر مورد نیاز مدیریت دانش است که از طریق آن، قابلیت ذخیره سازمان یافته‌ای که امکان جستجوی سریع اطلاعات، دسترسی به اطلاعات برای کارمندان دیگر و تسهیم موثر دانش فراهم میشود، به وجود می‌آید در این سامانه باید، دانش‌های لازم به آسانی برای استفاده همگان ذخیره شود.
– نشرکن:
این فرایند به توسعه یک روح جمعی که در آن افراد به عنوان همکاران در جهت دنبال کردن اهداف مشترک، احساس پیوستگی به هم داشته و در فعالیت هایشان به یکدیگر وابسته اند،کمک می‌کند.
– به کار ببرید:
چهارمین فرایند، از این ایده آغاز میشود که ایجاد دانش، بیشتر توسط کاربرد عینی دانش جدید میسر اس ت، این عنصر، دایره فرایند مرکزی مدیریت دانش متحد را تکمیل می‌کند.
مدل نانوکا و تاکوچی
محققان ژاپني مديريت، نوناكا و تاكوچي تاثير بسياري بر مباني مدیریت دانش داشته اند. مفهوم دانش پنهان و دانش آشكار توسط نوناكا براي طرح ريزي نظريه يادگيري سازماني معرفي شده است. در اين تقسيم بندي، با توجه به همگرايي بين شكل هاي پنهان و آشكار دانش، آنان مدلي را پايه گذاري كرده اند كه به نام خودشان معروف شده است.
اين مدل بر خلاف مدل هاي پيشين، تمركز خود را بر دو نوع دانش آشكار و نهان مبذول داشته، به نحوه تبديل آنها به يكديگر و نيز چگونگي ايجاد آن در تمامي سطوح فردي، گروهي و سازماني توجه دارد. در اين مدل پويا، نحوه استفاده و تبديل اين دو دانش و چگونگي مديريت دانش در اين زمينه، به صورت حركت مارپيچي(حلزوني) مطابق شكل زیر فرآیندی مستمر فرض شده است.
بر پايه مدل مدل نوناكا و تاكوچي مراحل زير براي انتقال (تبديل) اين دو نوع دانش، در سازمان انجام ميشود:
اجتماعي نمودن(پنهان به پنهان):
انتقال دانش نامشهود يك فرد به فرد ديگر، براي انجام موثر اين فرآيند بايد ميان افراد، فرهنگ مشترك و توانايي كار گروهي ايجاد شود. كه با استفاده از نظريه هاي اجتماعي و همكاري ميسر مي شود. نشست گروهي كه تجربيات را توضيح داده، درباره آن بحث ميكند، فعاليتي است، كه در آن اشتراك دانش پنهان مي تواند رخ دهد.
بيروني سازي (نهان به آشكار):
تبديل دانش نامشهود به دانش مشهود. در اين حالت فرد مي تواند دانش خود را در قالب مطالب منظم، سمينار،كارگاه آموزشي به ديگران ارايه دهد گفتگوهاي ميان يك گروه، در پاسخ به پرسش ها يا برداشت از رخدادها، از جمله فعاليت هاي معمولي هستند كه اين نوع از تبديل در آنها رخ ميدهد.
پيوند برقرار كردن(آشكار به آشكار):
در اين مرحله، حركت، از دانش آشكار فردي، به سمت دانش آشكار گروهي و ذخيره سازي آن صورت مي پذيرد و با توجه به استفاده از دانش موجود، امكان حل مسائل از طريق گروه فراهم شده، به دنبال آن دانش، توسعه مي يابد.
دروني سازي(آشكار به نهان):
در اين مرحله، دانش آشكار به دست آمده در سازمان، نهادينه مي شود.
گذراندن اين مرحله براي افراد، آفرينش دانش ضمني جديد شخصي را نيز در پي دارد
(كسب دانش پنهان جديد از دانش آشكار موجود)
گذراندن مراحل چهارگانه بالا، بايد به صورت پياپي و حركت حلزوني شكل، ادامه يابد، تا به اين وسيله، هر مرحله اي، كامل كننده مرحله پيش از خود باشد
و ضمن نهادينه شدن دانش در سازمان، باعث توليد و خلق دانش هاي جديد نيز شود.
لازم به یادآوری است که باید هر یک از دو نوع دانش یاد شده در سازمان، مدیریت شود و نیز نحوه تعامل، استفاده و تبدیل هر یک به دیگری، مورد شناسایی و استفاده قرار گیرد.
این دو نوع دانش، هر کدام می تواند، منشاء ایجاد دیگری باشد.
در سطوح فردی، گروهی و سازمانی تسری و گسترش یابد
مدل پایه های ساختمان دانش
اين مدل توسط «پروبست،روب و رمهاردت» (2002) به نام مدل پايه هاي سنگ بناي ساختمان مدیریت دانش نامگذاري شده است.
با توجه به جنبه كاربرديتر اين مدل، آن را به عنوان مدل نسبتا كاملي مورد توجه بيشتر قرار خواهيم داد.
نحوه عملكرد پايه هاي اين مدل به شرح زير است:
تعيين هدف هاي دانش:
هدف هاي مدیریت دانش ، از هدف هاي اصلي سازمان نشات گرفته و در دو سطح استراتژيك و عملياتي مشخص شوند.
- سطح استراتژيك: تبديل و نگهداري سازمان بر مبناي مدیریت دانش و همچنين ايجاد فرهنگ و سياست هاي لازم در اين زمينه انجام مي شود.
- سطح عملياتي؛ كه در اين سطح، با توجه به هدف ها بايد نحوه شناسايي، استفاده، توزيع، كاربرد و نگهداري دانش، مشخص و برنامه هاي لازم براي دستيابي به آنها درزمان معين، طراحي شود و به مرحله اجرا درآيد.
شناسايي دانش:
با طرح اين پرسش كه «آيا مي دانيم كه چه مي دانيم؟»
بايد انجام اين وظيفه مديريت دانش؛ يعني مرحله كشف دانش را آغاز كرد.
بسياري از سازمان ها به خاطر ناآشنا بودن با دانش خود، در تصميم گيري ها و هدف گذاري هايشان دچار مشكل مي شوند.
البته ناگفته نماند كه شناسايي منابع دانش درون و بيرون سازمان، به همراه هم انجام مي شود.
كسب دانش:
در اين مرحله، دانش ها بايد از بازار داخلي و خارجي نظير دانش هاي مربوط به مشتريان، توليد، همكاران، رقبا و… از منابع شناسايي شده در مرحله كشف، كسب گردد
و نيز مشخص نمودن آن كه چه قابليت هايي را مي توان تهيه كرد، مورد توجه قرار ميگيرد.
توسعه دانش:
با توجه به پايه هاي موجود، بايد دانش سازمان را گسترش داد.
اين امر، شامل توسعه قابليت، محصول، ايده هاي جديد، فرآيندها و مسائلي از اين دست مي شود.
تسهيم دانش:
مسائلي همچون چگونگي به اشتراك گذاري دانش موجود و انتقال آن به محل مناسب و مورد نياز و چگونگي انتقال دانش، به گونه اي كه در سازمان قابل دسترسي و استفاده باشد
و نيز چگونگي انتقال دانش از سطح فردي به سطح دانش گروهي و سرانجام سطح دانش سازماني،
از جمله مواردي است كه در دستور كار اين بخش از مدیریت دانش قرار مي گيرد.
استفاده از دانش:
اطمينان به استفاده مفيد از دانش در سازمان، مربوط به اين قسمت است.
در اين بخش، موانعي بر سر راه استفاده مفيد از دانش جديد است كه بايد شناسايي و رفع شوند تا از آن بتوان، به طور عملي در ارايه خدمات و محصولات دانش استفاده كرد.
نگهداري دانش:
ذخيره، نگهداري و روزآمد كردن دانش به اين بخش مربوط مي شود. اين روش، از نابودي دانش جلوگيري كرده به آن اجازه اين كه مورد استفاده قرار گيرد را مي دهد
كه البته در اين راستا بايد ساز و كارهاي مناسبي براي به روز كردن سيستم ايجاد شود.
ارزيابي دانش:
نحوه رسيدن به هدف و استفاده از نتايج آن به عنوان بازخور، براي تعيين هدف، به اين بخش مربوط است.
با نگاه به نتايج بعضا كيفي اين فرآيند، ضروري است، آنها را با توجه به نتايج كمي و هزينه هاي انجام شده در اين زمينه، مورد ارزيابي قرار داد.
این مطلب را هم بخوانید: منتورینگ در مدیریت منابع انسانی
More Stories